تنفيذ النظام الجديد execution the new system
.الطور الرابع: تنفيذ النظام الجديد
يتم تنفيذ النظام الجديد وفق ما يلي:
1.4.7.2. إقامة النظام الجديد: تتجلى إقامة النظام الجديد بالخطوات التالية:
أ. كتابة البرامج التطبيقية: لقد حددت كل من مرحلة تحليل وتصميم النظام الجديد أساس صياغة البرامج التطبيقية، وأسلوب هيكلتها، ومواصفات كل وحدة بنائية في كل برنامج ليقوم محلل النظم في هذه المرحلة بالإشراف على كتابة هذه البرامج ـ باللغة التي تم تحديدها ـ ومتابعة اختبارها.
ب. اقتناء المكونات المادية وتركيبها: ويتم عادة اقتناء هذه المكونات بحسب المواصفات التي تم الاتفاق عليها في مرحلة تصميم النظام الجديد ليتم بعد ذلك تركيبها في موقع محدد لها في المنظمة، يفترض أن يكون على قرب من أقسامها الأخرى للتواصل معها، مزوَّداً باعتبارات الأمن والأمان مثل الحماية من الحريق، الفيضان، السرقة الخ...هذا ويتجلى دور محلل النظم هنا في مطابقة مواصفات المكونات المادية للمواصفات الفنية المحددة من حيث صلاحيتها، سلامتها من الناحية الفنية والبرمجية الخ...
ت. تدريب العاملين: يعتبر العنصر البشري أساس نجاح تنفيذ النظام الجديد ولذلك يتوجب على محلل النظم تصميم برامج تدريبية بمستويات مختلفة حسب طبيعة كل فرد وقدراته التي يتمتع بها، مستخدماً مجموعة من الوسائل لتحقيق ذلك كعقد الحلقات الدراسية والمحاضرات التي تشرح برمجيات التدريب باستخدام وسائل المحاكاة، التدريب العملي لاستخدام النظام.
2.4.7.2. التحول إلى النظام الجديد: لا بد وأن يخضع النظام الجديد وبرمجياته لتجارب مستفيضة تسمح باختبار قدرته في التغلب على مشكلات النظام الحالي، ولهذا يتوقف دخوله في التشغيل على ثقة الإدارة في هذا النظام لأن التجربة مهما تكن تبقى تجربة تختلف عن التشغيل الفعلي.
للتحول إلى النظام الجديد يوجد ثلاثة استراتيجيات، يتوقف اختيار الاستراتيجية المناسبة على طبيعة النظام، وحجمه، وعلاقته بالبيئة المحيطة به، وفيما يلي شرح مختصر عن كل من هذه الاستراتيجيات.
أ. التحول المباشر: وتتلخص هذه الاستراتيجية في إنهاء العمل بالنظام القديم ليجري مباشرة تشغيل النظام الجديد.
إن تطبيق هذه الاستراتيجية تعني أن النظام الجديد يتمتع بقدر كبير من الثقة لدى إدارة المنظمة من حيث جودة تصميمه، وسلامة تنفيذه، واستعداد العاملين وحسن تدريبهم على آلية عمل هذا النظام، إلا أنه في الحقيقة لا تطبق عملياً هذه الاستراتيجية مهما بلغت درجة الثقة بالنظام الجديد لأنها تحمل بين طياتها مجموعة من المخاطر، فإذا فشل هذا النظام في تشغيله فإن خسارة كبيرة ستلحق بالمؤسسة عدا عن توقف العمل توقفاً كلياً، هذا وعندما يتعرض تشغيل النظام الجديد لمشكلة ما فإنها ستؤدي إلى إرباك العمل إرباكاً شديداً، كما قد يؤدي عدم تعود العاملين على آلية عمل النظام الجديد إلى التأخر في إنجاز الأعمال المطلوبة لذلك لا ينصح باستخدام هذه الاستراتيجية عند التحول من النظام القديم إلى النظام الجديد.
ب. التحول المتوازي: وتتلخص هذه الاستراتيجية في تشغيل كل من النظام القديم والجديد جنباً إلى جنب مدة من الزمن إلى أن يتم إثبات سلامة النظام الجديد، والتأكد من صلاحيته، وإمكانية الاستغناء عن النظام القديم.
يتم اللجوء إلى هذه الطريقة في الحالات التي لا تحتمل طبيعة بعض الأنظمة توقف النظام القديم، إلا أنه لا بد من القول أن تنفيذ هذه الاستراتيجية يتطلب إمكانات مادية وبشرية مرتفعة حيث يتم تشغيل نظامين في آن واحد.
ت. التحول التدريجي: وفق هذه الاستراتيجية يدخل النظام الجديد إلى العمل تدريجياً بحيث يتم تطبيقه في دائرة ما، فإذا استقر العمل فيها ونجح التنفيذ يتم البدء بتطبيقه في دائرة أخرى وهكذا يتم الاستغناء عن النظام القديم واعتماد النظام الجديد.
رغم مزايا هذه الاستراتيجية إلا أن نجاحها يتطلب حسن التخطيط للحالات التي يتقابل فيها النظامان الجديد والقديم، فإذا تمت مثلاً حوسبة نظام المبيعات ولم تتم بعد حوسبة نظام الحسابات فإن هذا يتطلب وضع نظام يكفل حسن سير العمل بينهما لحين تطبيق الحوسبة في نظام الحسابات.
3.4.7.2. تقييم النظام الجديد وصيانته: بعد تشغيل النظام الجديد مدة من الزمن يتم تقييم هذا النظام بفحص برمجياته وأداء المكونات المادية ومدى قيامها مجتمعة بالدور الموكل إليها، كما يتم تقييم النظام من الناحية المالية بإجراء تحليل لتكاليف النظام الجديد والمنافع المترتبة على تشغيله.
إن الغرض من التقييم هو تقويم النظام في حالة انحرافه عن الأهداف الموضوعة، ليتمكن من الاستمرار في العمل ضمن حدود الأداء التي صممت من أجل إنجازها إلى أن ينتهي عمره الافتراضي على الأقل. في الحقيقة يتطلب ذلك رقابة مستمرة على أدائه طوال حياته العملية، مع الصيانة الدائمة لهذا النظام والتي تتجلى في أمرين:
أ. صيانة المعدات والأجهزة: وينبغي أن تكون صيانة دورية كمحاولة لمنع تعطل النظام وتوقفه عن العمل جزئياً أو كلياً، بالإضافة إلى الصيانة التي لا بد منها عند وقوع حدث مفاجئ.
ب. صيانة البرمجيات: ويقصد بها تحسين برمجيات النظام لتعمل بكفاءة أكثر ولمواكبة أية تغييرات ترغب المؤسسة بها كتحديث للبيانات أو التقارير أو العمليات من إضافة وحذف وتعديل.
هذا ومن الجدير بالذكر أن مستوى صيانة النظام الجديد يتوقف على مجموعة من الأمور:
1. مدى كفاءة النظام الجديد، فكلما كان النظام مصمماً بشكل جيد كلما اقتصرت الحاجة إلى التعديلات على الإجراءات التي تزيد من فاعلية أداء هذا النظام.
2. مدى مرونة النظام الجديد، فكلما كان النظام مرناً كلما تمكنت المنظمة من إدخال تعديلات في النظام تواكب القرارات الصادرة عنها أو عن غيرها من الجهات الأخرى النافذة.
3. تقل عملية صيانة النظام وتكاليفها كلما تم اكتشاف وتصحيح أخطاء تصميم النظام مبكراً.