إدارة مشاريع نظم المعلومات Managing the Information Systems Project

إدارة مشاريع نظم المعلومات

Managing the Information Systems Project

إدارة مشاريع نظم المعلومات

Managing the Information Systems Project

إدارة مشروع أنظمة معلومات Managing the Information Systems Project

إدارة المشروع تركز على التأكد من أن مشروع نظام المعلومات سيحقق توقعات العميل وخاصة التوريد في الوقت المحدد وبالمواصفات والشروط المطلوبة وتشمل : 

اولا:  Project Manager  مدير المشروع :

  وهو المسؤل عن :-

 Project initiation بدء المشروع

 Planning التخطيط

 Execution التنفيذ

 Closing down إغلاق المشروع

ومن المهام المناطة به هي :-

 Management الإدارة

 Leadership القيادة

 Technical النواحي الفنية

 Problem solving حل المشاكل

 Conflict management إدارة النزاعات

 Customer relations العلاقات مع العملاء

 Team management إدارة فريق العمل

 Risk and change management إدارة المخاطر والتغيير

1 - بدء مشروع

• تكوين فريق بدء المشروع (الفريق الأولي)

• إنشاء العلاقة مع العميل (عقد)

• إنشاء خطة المشروع الأولية (الموارد – الوقت – التكلفة – المخرجات ---)

• تحديد وتعريف الإجراءات الإدارية (الإتصال – الأشخاص المخولين – كيف وماذا ومتى ---)

• إنشاء بيئة إدارة المشروع ومنجية وألية العمل

2 – التخطيط ( اي وضع خطة المشروع)

أ) وصف نطاق المشروع والبدائل والجدوى منه وتشمل :

 فهم المشروع

 ما هي المشاكل المعروفة والمسجلة

 ما هي النتائج المطلوب إنجازها

 كيف نقيس نجاح المشروع وإنتهائه؟ ومعايير الإكتمال؟

ب) تقسيم المشروع إلى مهام يمكن إدارتها بشكل مستقل

 Work breakdown structure

 Gantt chart

ج‌) تقدير الموارد المطلوبة ووضع خطة لهم (تكليفات)

د) إنشاء خطة زمنية أولية  ( Utilize Gantt and PERT charts)

ت)تطوير وإنشاء خطة إتصال (الخطوط العريضة والمنهجية للإتصال بين العملاء وأفراد فريق العمل والإدارة)

ل) تحديد أساليب وإجراءات المشروع المعتمدة والمقبولة Standards 

ك) تحديد كيف ستنتج وتختبر مخرجات المشروع

س) تحديد وتقييم المخاطر (مصادرها وتأثيراتها أو نتائجها)

ش)إنشاء موازنة – ميزانية تقديرية أولية

3 -  تنفيذ المشروع

أ‌) تنفيذ الخطة المتفق عليها

• الحصول على الموارد وتوزيعها

• تدريب الأفراد الجدد في الفريق

• المحافظة على المشروع متوافق مع الجدول الزمني

ب‌) مراقبة تقدم المشروع

• ضبط وإعادة ضبط الموارد والميزانية والمهام

ت‌) إدارة التغيير في الخطة الزمنية المعتمدة للمشروع

• تواريخ إنهاء مزاحة

• تغير في الأشخاص

• مهام جديدة

• المهام والأعمال المرفوضة (التي لم تقبل)

ث‌) صيانة سجلات المشروع وتحديثها 

ج‌) نشر وإعلام الوضع الحالي للمشروع Communicate project status

4- إغلاق المشروع  Closing Down the Project

أ‌) أنواع الإنهاء

 طبيعي (هل تم تحقيق المتطلبات ؟ )

 غير طبيعي (هل تم إيقاف المشروع ؟)

ب‌) التوثيق Documentation

ت‌) تقدير الأشخاص Personnel Appraisal

ث‌) مراجعة ما بعد الإغلاق

 تحديد نقاط القوة والضعف

 مخرجات المشروع Project deliverables

 أسلوب إدارة المشروع Project management process

 كيف نتطور ؟ Development process

ج‌) إغلاق العقد مع العميل 

اساليب عرض خطة المشروع وتوزيعها زمنيا  Representing and Scheduling Project Plans

اولا: مخطط جانت Gantt Charts

• يوضح أجزاء المشروع وتاريخ بداية ونهاية كل جزء

• يوضح مدة كل جزء والتداخل في المدد إن وجد

• يوضح الأوقات البينية

a) A Gantt Chart

ثانيا : مخطط بيرت PERT Charts

o يوضح ترتيب الأجزاء

o يوضح العلاقات والإعتمادية بين الأجزاء

o يوضح ما يمكن أن يؤدي من أعمال في نفس الوقت

(b) A PERT chart

Graphical diagrams that depict project plans

إدارة مشاريع نظم المعلومات

Managing the Information Systems Project

إدارة المشاريع مراحل دراسة المشروع

إدارة المشاريع مراحل دراسة المشروع

إدارة المشاريع مراحل دراسة المشروع

محتويات

١ دراسة المشروع

٢ مراحل دراسة المشروع

٢.١ وضع فكرة المشروع

٢.٢ جمع البيانات الاقتصاديّة

٢.٣ وضع مجموعة من البدائل

٢.٤ تطبيق نتائج دراسة الجدوى

دراسة المشروع

يعتبر التأكد من نجاح أي مشروع قبل تنفيذه على أرض الواقع أمراً مهماً من أجل تفادي التعرض للكثير من المخاطر والخسائر التي من الممكن أن تؤدي لفشل المشروع، لذلك لا بد من إجراء دراسة أولية لمعرفة مدى نجاح المشروع من حيث الفكرة، والتركيز على مدى حاجة السوق لنوع المنتج، أو الخدمة التي سيقدمها المشروع، ومدى توفر المواد والقوى البشرية التي سيتم توظيفيها من أجل الخروج بالمشروع، وبعد ذلك وحسب النتيجة النهائية للدراسة يتم الوصول للقرار حول ما إذا كان المشروع اقتصادياً يحقق ربح للشركة، أو غير مجدٍ ويسببب خسارة كبيرة في حال تم تنفيذه على أرض الواقع، وسنتطرق في هذا المقال لشرح مراحل دراسة المشروع.

مراحل دراسة المشروع

وضع فكرة المشروع

تتولد فكرة المشروع في هذه المرحلة، إذ يتم تحديد كافة الاحتياجات غير المشبعة أو المشبعة بشكلٍ جزئي في البيئة المحيطة بالمشروع، لذلك عندما يتم تحديد هذه الاحتياجات يتم إجراء دراسة على شريحة من الناس يتم من خلالها استهداف المشروع، ويجب الانتباه لضرورة عدم التركيز على الحاجات المشبعة من احتياجات السوق؛ لأنّ ذلك سيؤدي لفشل المشروع، ولنجاح المشروع يجب أن تكون الفكرة مميزة تختلف عما هو موجود في السوق، إذ يفضل عدم التكرار في أفكار المشاريع الموجودة، ودائماً يكمن السر في نجاح المشروع من باب اختيار فكرة لم تخطر على بال أحد من قبل.

جمع البيانات الاقتصاديّة

تتمثل هذه المرحلة بجمع البيانات التي تتعلق بالمشروع والتي لا تحتاج لنفقات كبيرة لجمعها، لكنها بحاجة فقط لتحليل دقيق وتفصيلي عن السوق المستهدف، وتحديد الكمية المعروضة من السلعة التي سيعرضها المشروع في السوق، وإذا كانت بحاجة لها، ومعرفة المنافسين في السوق من المشاريع الأخرى، بحيث يكون الهدف من جمع البيانات الاقتصادية وجود القدرة على تنفيذ المشروع على أرض الواقع، وتشتمل البيانات الاقتصادية على مجموعة من المعلومات الأساسية التي تقدم الدعم للمشروع ومنها:

تحديد مدى حاجة السوق للمشروع عند فئة من أفراد المجتمع.

توفر المتطلبات المادية التي يحتاجها المشروع كالأموال، والعمال، والموقع، وسهولة توفر المواد الأولية التي تلزم لتنفيذ المشروع.

تحديد مراحل نمو المشروع.

تقدير حجم التكاليف الاستثمارية التي يحتاجها المشروع لتنفيذه على أرض الواقع، ووضع الخطة المالية التي سيتم تطبيقها عند تنفيذ مراحل المشروع إذ تحدد كمية النفقات والإيرادات.

وضع مجموعة من البدائل

يتم وضع مجموعة من البدائل والحلول التي من الممكن استخدامها كبديل عن البيانات المرفوضة، حيث يكون من الصعب تطبيقها نتيجة وجود عدة عوائق مالية، أو استثمارية، وفي المقابل يجب أن يكون لها بديل مع ضرورة الحرص على تقييم البدائل ومدى توافقها مع طبيعة عمل المشروع.

تطبيق نتائج دراسة الجدوى

تمثل المرحلة الأخيرة من مراحل دراسة المشروع القرار النهائي فيما إذا سيتم تنفيذ المشروع على أرض الواقع، وتتضمن هذه المرحلة مجموعة من المعلومات النهائية، ويتم في هذه المرحلة تطبيق الخطوات الآتية:

وضع دراسة تفصيلية لكلّ من السوق، وطبيعة عمل المشروع.

وضع دراسة التقييم المالي للمشروع.

جمع المعلومات من خلال استشارة المختصين بمجال الإدارة، والتخطيط، والمحاسبة، وغيرها من أجل الحصول على معلومات دقيقة عن المشروع، وتنفيذ المشروع مباشرة.