إعداد قاموس البيانات data dictionary prepareing 

كيفية إعداد قاموس البيانات data dictionary prepareing 

كي تعرف كيفية إعداد قاموس البيانات فعليك ان تفهم ما هو قاموس البيانات

ما هو قاموس البيانات 

قاموس البيانات عبارة عن مجموعة من الأسماء والتعريفات والسمات الخاصة بعناصر البيانات التي يتم استخدامها أو تسجيلها في قاعدة بيانات أو نظام معلومات أو جزء من مشروع بحثي.  ... يوفر قاموس البيانات أيضًا بيانات وصفية حول عناصر البيانات.

على سبيل المثال رقم الموظف في قاموس البيانات يجب أن تحدد كم خانة سيتكون منه  رقم الموظف وليكن ٨ خانات ما نوع البيانات التي ستكون رقم الموظف هل هو حرفي ام نصي ام رقمي طبعا سيكون حرفي لا نحتاج لان يكون رقمي فلا يلزم إجراء اي حسابات على الرقم. ثانيا القيود يجب أن يكون الرقم حرفي بمعنى ١ في صورة حرف وليس عددي أيضا يجب أن عند التعامل مع رقم الموظف كعدد مثلا لا يسمح بإضافة اي حروف او رموز غير الرموز العددي اي الأرقام والتي سنحفظ في نوع حرفي او نصي يمكن إضافة بادئة مثلا em تدل على أنه رقم موظف او ma انه رقم مدير او غيرها يجب أن يكون التوصيف كاملا وهذا ما يتم عمله في قاموس الموارد

كيفية إعداد قاموس البيانات

ويتمثل في ملف يحوي جميع مفردات البيانات المستخدمة في النظام، بحيث تكون مرتبة بحسب الأحرف الهجائية مع تعريف ووصف لكل منها.

 إن هذا القاموس على غاية من الأهمية، فلا يقتصر استخدامه على هذه المرحلة وإنما يستخدم في جميع مراحل حياة النظام، حيث يتألف من العناصر التالية:

أ‌.اسم مفردة البيانات: وينبغي أن يكون اسماً متفرداً، معبراً عن المعنى الذي تشير إليه تلك المفردة، ملائماً لأسلوب التعامل (يدوي، آلي)، وللغة البرمجة المستخدمة. مثلا اسم الموظف emp-name, رقم الموظف em-no وهكذا. 

ب‌.تعريف مفردة البيانات تعريفاً واضحاً ضمن حقل البيانات، مع ضرورة تحديد طول هذا الحقل، ونوع محتوياته. مثلا نوع حقل اسم الموظف نصي طوله ٥٠ حرف، رقم الموظف نصي طوله ١٠ حروف منها ٨ حروف عددية وحرفين بادئة تبدأ em, ma, ex على سبيل المثال مع وصف كل بادئة مثلا em الموظف صاحب وظيفة عادية، ma موظف في منصب مدير وهكذا. 

ت‌.قواعد الإدارة أو مصدر مفردة البيانات والذي قد يكون أحياناً إما من مدخلات النظام، أومن مخرجاته الناتجة عن عمليات المعالجة والتشغيل للنظام. مثلا اضافة موظف جديد مدخلات. 

ث‌.مكان استخدام مفردة البيانات إذ يفترض تحديد الدائرة التي ستستخدم هذا النوع من البيانات، ومن سيقوم باستخدام ها. مثلا إضافة موظف سيكون في إدارة الموارد البشرية قسم التوظيف والاختيار. 

ج‌.طرائق تحديث وصيانة حقل البيانات، والعوامل المؤثرة في ذلك. تحديث حقل من نوع الي نوع سيوثر على تحدد أين ستكون التأثيرات وكيف ستغير عن طريق مدير قاعدة البيانات. 

ح‌.تخزين مفردات البيانات التي بحاجة إلى ذلك، مع ضرورة تحديد وسط التخزين وتعريفه. يمكن أن تخزنها في جدول خاص في قاعدة البيانات يحمل التوصيف او ملف اكسل خارجي ان تحدد الأفضل. 

ينظم عادة قاموس مفردات البيانات بأشكال مختلفة، فقد نجده في شكل قوائم بحيث يخصص سطر لكل مفردة، أو في شكل سجل أو دفتر بحيث يخصص لكل مفردة صفحة، أو في شكل بطاقات بحيث تخصص بطاقة لكل مفردة، وقد يكون القاموس معداً بواسطة الحاسب الالكتروني أو يدوياً. مع مراعاة ترتيب بطاقات قاموس البيانات ترتيباً هجائياً.