What is Formulation of Personnel Policy? ما هي صياغة سياسة شؤون الموظفين؟ دليل إدارة الموارد البشرية

What is Formulation of Personnel Policy? ما هي صياغة سياسة شؤون الموظفين؟ دليل إدارة الموارد البشرية 

Steps Used to Formulate Personnel Policies الخطوات المستخدمة لصياغة سياسات شؤون الموظفين

ست خطوات تستخدم لصياغة سياسات شؤون الموظفين هي كما يلي: 

(1) جمع المعلومات

(2) دراسة البيئة

(3) فحص السياسات البديلة 

(4) الحصول على الموافقة على السياسة المقترحة 

(5) اعتماد السياسة وإطلاقها 

(6) تقييم السياسة.

 يتم صياغة السياسات من خلال القرارات الإدارية.  وبالتالي ، فإن كل سياسة تنطوي على مراحل مختلفة من عملية صنع القرار.

قرار السياسة هو هذا المبدأ التوجيهي الذي يتم استخدامه مرارًا وتكرارًا على مدار فترة زمنية طويلة.  لذلك ، يجب توخي الحذر المناسب لاتخاذ قرار سياسي أو لصياغة سياسة.

 عند صياغة سياسات شؤون الموظفين ، تتمثل الخطوة الأولى في تحديد المجالات التي تحتاج إلى سياسات بوضوح.  السياسات مطلوبة في مختلف مجالات إدارة شؤون الموظفين مثل التوظيف ، والتوظيف ، والتدريب ، وتثبيت الأجور ، والتنسيب ، والنقل ، والترقية ، وتقييم الأداء ، والرعاية ، إلخ.  من أجل صياغة السياسات في هذه المجالات ، يمكن تشكيل لجنة.

 ستخضع اللجنة للخطوات التالية لصياغة سياسات شؤون الموظفين:

 (1) جمع المعلومات:

 عادة ما يتم تفويض تقصي الحقائق إلى الخبراء الذين يقومون من خلال المقابلات والمؤتمرات بجمع البيانات من داخل وخارج المنظمة.  يجب أن تكون الحقائق موثوقة ومتنوعة ورائعة نوعياً.

عندما تنتهي مرحلة التحقيق ، يجب أن يكون لدى لجنة السياسات أرضية أكيدة للمضي قدمًا في هذا الأمر.  يجب أن تكون اللجنة على دراية بالعوامل التالية:

 (أ) تشريعات العمل:

 تحكم قوانين الأرض بشكل عام وتشريعات العمل بشكل خاص الجوانب المتعددة لشؤون الموظفين.  يجب أن تكون السياسات متوافقة مع قوانين الدولة.

 (ب) القيم والعادات الاجتماعية:

هذه هي قواعد السلوك المقبولة لأي مجتمع والتي يجب أن تأخذها السياسة في الاعتبار.

 (ج) تطلعات الموظفين:

 تعكس سياسات شؤون الموظفين نوايا إدارة شؤون الموظفين في الشركة.  يجب أن تهدف هذه النوايا إلى إرضاء آمال وتطلعات الأشخاص الذين يعملون في المنظمة.

 (2) دراسة البيئة:

 يجب أن تقوم لجنة السياسات بتحليل المعلومات المتوفرة معها بعناية.  يمكن تقسيم المعلومات بأكملها إلى البيئة الداخلية والبيئة الخارجية ، والبيئة الداخلية تتعامل مع الموارد المادية ، والموارد البشرية ، والهيكل التنظيمي ، وعلاقات إدارة العمال ، وجرد القوى العاملة ، والقيم ، إلخ.

تتعلق البيئة الخارجية بالظروف الاجتماعية والسياسية والاقتصادية والتكنولوجية في البلاد.  يعد رصد التغيرات البيئية والتنبؤ بها أمرًا مهمًا لصياغة السياسات.  سيساعد هذا في تحديد السياسات البديلة.

 (3) فحص السياسات البديلة:

 تضع لجنة السياسات سياسات بديلة وتدرسها من حيث مساهمتها في الأهداف التنظيمية.  يجب أن يتم الاختيار النهائي للسياسة بمشاركة نشطة من أولئك الذين يستخدمون النتيجة التي تعطيها ويعيشون معها.  أولئك الذين قدموا مساهمتهم في مرحلة الاقتراح وتقصي الحقائق سيلتزمون بها.

 يجب إعطاء فرصة للاتصال التصاعدي للموظفين للاستجابة بشكل بناء للسياسة.  سيوفر هذا فرصة لقياس تفكيرهم.  يمكن للإدارة أن تتوقع بشكل معقول أن يلتزم بها أولئك الذين لم يختبروا السياسة المقترحة.  إذا لم تقتنع مجموعة من الموظفين ، فيجب على الإدارة فحص وجهات نظرهم بالتفصيل.

 (4) الحصول على الموافقة على السياسة المقترحة:

 تقوم لجنة صياغة السياسات بإبلاغ الرئيس التنفيذي برأيها المدروس متضمنًا أحكام الأعضاء ونتائجهم.  يلعب مدير شؤون الموظفين دورًا رئيسيًا في هذه المسألة.  قد يكون هو القرار الرئيسي للجنة ؛  يجب أن يتخذ الاحتياطات الكافية لضمان التوقيت الصحيح وعرض التقرير حتى يجد كبار الضباط أنه مقبول.

 (5) اعتماد وإطلاق السياسة:

إن السلطة المطلوبة لاعتماد وإطلاق السياسة تقع بالتأكيد على عاتق الإدارة العليا.  يمكن للإدارة العليا وحدها أن تقرر ما إذا كانت السياسة تمثل الأهداف التنظيمية بشكل كافٍ أم لا.  يتردد الكثير من الإدارة في الإفراج عن السياسة التي قبلوها خوفًا من التعهد بالالتزامات.  يعد الإفراج عن السياسة أمرًا ضروريًا ما لم تكن الإدارة لا تعني ما تدعي أنه تعنيه.  مثل هذا الموقف لن يؤدي إلى الارتباك فحسب ، بل سيؤدي أيضًا إلى عدم الثقة في الالتزامات المعلنة للإدارة.

 (6) تقييم السياسة:

 يمكن لممثلي الإدارة الذين يسترشدون بسياسة المنظمة والموظفين الآخرين المتأثرين بقرار سياسي معين تطوير الخبرة اللازمة لتقييم مدى ملاءمتها وفائدتها.  يجب إبلاغ الإدارة العليا بصعوبة خطيرة تتعلق بسياسة جديدة أو منقحة مع الاقتراحات البناءة.  سيحدث الاتصال التصاعدي إذا تعلم الموظفون أنه يمكنهم تلقي الاهتمام واتخاذ إجراءات من الإدارة العليا من خلال المشاركة بهذه الطريقة.

إن السلطة المطلوبة لاعتماد وإطلاق السياسة تقع بالتأكيد على عاتق الإدارة العليا.  يمكن للإدارة العليا وحدها أن تقرر ما إذا كانت السياسة تمثل الأهداف التنظيمية بشكل كافٍ أم لا.  يتردد الكثير من الإدارة في الإفراج عن السياسة التي قبلوها خوفًا من التعهد بالالتزامات.  يعد الإفراج عن السياسة أمرًا ضروريًا ما لم تكن الإدارة لا تعني ما تدعي أنه تعنيه.  مثل هذا الموقف لن يؤدي إلى الارتباك فحسب ، بل سيؤدي أيضًا إلى عدم الثقة في الالتزامات المعلنة للإدارة.

 (6) تقييم السياسة:

 يمكن لممثلي الإدارة الذين يسترشدون بسياسة المنظمة والموظفين الآخرين المتأثرين بقرار سياسي معين تطوير الخبرة اللازمة لتقييم مدى ملاءمتها وفائدتها.  يجب إبلاغ الإدارة العليا بصعوبة خطيرة تتعلق بسياسة جديدة أو منقحة مع الاقتراحات البناءة.  سيحدث الاتصال التصاعدي إذا تعلم الموظفون أنه يمكنهم تلقي الاهتمام واتخاذ إجراءات من الإدارة العليا من خلال المشاركة بهذه الطريقة.

تطوير سياسات شؤون الموظفين

 يجب على كل منظمة النظر بعناية في السياسات التي تتطلبها وكيف ينبغي صياغتها.  عند تطوير السياسات ، استشر دائمًا خبيرًا على دراية كبيرة بالقوانين الفيدرالية وقوانين الولاية / المقاطعة والقوانين المحلية فيما يتعلق بممارسات التوظيف.  على سبيل المثال ، في الولايات المتحدة ، انظر إلى قانون الحقوق المدنية لعام 1964 ، وقانون الأمريكيين ذوي الإعاقة لعام 1992 ، وقوانين السلامة والصحة المهنية.  في كندا ، بعض قوانين العمل الرئيسية هي قانون تأمين العمل ، وخطة المعاشات التقاعدية الكندية ، وقانون ضمان الشيخوخة ، وقانون العمل الكندي ، وما إلى ذلك.  قد تخضع سياسات شؤون الموظفين أيضًا لقواعد الاتحاد أو الاتفاقيات التعاقدية الأخرى.

 تقوم العديد من المنظمات بتطوير سياساتها أولاً من خلال المراجعة الدقيقة لسياسات المنظمات ذات البرامج والخدمات المماثلة.  في حين أن هذه الممارسة هي بداية جيدة ، لا يزال يجب أن يكون لديك سلطة على ممارسات التوظيف لمراجعة سياساتك.  أخيرًا ، في حالة الشركات ، يجب أن يوافق مجلس الإدارة رسميًا على السياسات ويجب توثيق الموافقة في محضر اجتماع المجلس.

 قائمة عينة من سياسات شؤون الموظفين

 فيما يلي عينة من قائمة السياسات.  ضع في اعتبارك القائمة التالية للحصول على انطباع عن بعض السياسات الرئيسية في المنظمة.  هذه القائمة ليست نهائية بأي حال من الأحوال لكل منظمة.  تعتمد السياسات التي تضعها المنظمة على طبيعة واحتياجات المنظمة.

•  جدول العمل
•  ساعات يوم العمل
•  فترات الغداء
•  العطل
•  عطلة
•  وقت المرض
•  إجازة شخصية
•  إجازة الغياب
•  الطقس القاسي
•  واجب هيئة المحلفين
•  إجراءات التوظيف
•  قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة
•  مقابلة المرشحين للوظيفة
•  التحقق من المراجع
•  عرض العمل
•  الموظف الجديد والتوجيه الداخلي
•  توجيه الموظف الجديد - معلومات عامة
•  توجيه الموظف الجديد على مستوى الوكالة
•  التوجه الداخلي
•  الموظف الجديد وقائمة مراجعة التوجيه الداخلي
•  تعويضات
•  يوم الدفع
•  العمل الإضافي ووقت التعويض
•  تصنيف الموظفين على أنهم معفيين أو غير معفيين
•  نطاقات الرواتب
•  تحديد موقع الراتب ضمن نطاق الراتب
•  الاحتفاظ بمعلومات الرواتب التنافسية
•  إعادة تصنيف المواقف
•  سياسة مراجعة الرواتب
•  الزيادات الترويجية
•  حجب زيادة الراتب بسبب الأداء
•  حجب زيادة الراتب بسبب الإجازة
•  معلومات الرواتب وإجراءات ضبط الوقت
•  معلومات كشوف المرتبات - عام
•  معلومات الرواتب - إجراءات الإيداع المباشر
•  معلومات كشوف المرتبات - الخصومات المطلوبة والطوعية من كشوف المرتبات
•  ضبط الوقت - مناقشة عامة لتصنيفات الموظفين غير المعفيين والمعفيين
•  توقيع المشرف
•  فوائد
•  الأهلية والمعلومات العامة
•  أنواع الفوائد المتاحة
•  تأمين طبي
•  التأمين على الأسنان
•  تأمين الإعاقة
•  الاتصالات الإشرافية
•  التأمين على الحياة
•  مذكرة السرية
•  خطة تقاعد
•  الضمان الاجتماعي
•  موارد استشارية للموظفين
•  معلومات وإجراءات تعويض العمال
•  عندما تكون هناك إصابة أو حادث أثناء العمل
•  ما يغطيه تعويض العمال
•  نوع الإصابة التي يغطيها تأمين تعويض العمال
•  المصاريف الطبية الناتجة عن إصابة العمل
•  الموارد المتاحة
•  إجراءات تقييم الأداء
•  دورة تقييم الأداء
•  عملية تقييم الأداء
•  التعامل مع مشاكل الأداء
•  الانضباط: عندما لا يعمل النهج الإيجابي
•  الفصل من قائمة مراجعة التوظيف
•  الاتصالات من قبل المشرف فيما يتعلق بقضايا الموظفين
•  كوبرا (قانون تسوية الموازنة الموحدة)
•  إجراءات أخذ الإجازة
•  ادارة مالية
•  إدارة الميزانية
•  النفقات الرأسمالية
•  مسؤوليات المشرف في تحمل الميزانية
•  إدارة التشغيل
•  تقرير مالى
•  معلومات تكميلية
•  شكاوى التمييز أو التحرش الجنسي
•  شكاوى بخصوص البرامج أو الموظفين
•  ممارسات البيانات
•  سياسات
•  الإجراءات
•  تعريفات
•  أمن السجلات
•  الاصدارات الخارجية
•  الاصدارات الداخلية
•  استخدام البيانات
•  الإجراءات القانونية
•  إتلاف السجلات
•  وصول الموظفين

 التدريب على السياسات

 إذا كانت سلوكيات الموظفين أو المتطوعين (في حالة المنظمات غير الربحية) لا تتوافق مع سياسات الموظفين المكتوبة لمؤسستك ، وإذا قام موظف أو متطوع بمقاضاة مؤسستك ، فستعتبر المحاكم سياساتك المكتوبة قد تم استبدالها (أو استبدالها)  من خلال السلوكيات الفعلية لموظفيك أو المتطوعين التي يبدو أنك تسمح بحدوثها.

 على سبيل المثال ، إذا نصت السياسات على أنه لا ينبغي للموظفين التمييز على أساس العرق أو العقيدة أو اللون ، ومع ذلك كان هناك سجل لموظفيك يميزون بوضوح ضد الموظفين الآخرين على هذا الأساس ، عندها تستنتج المحاكم أن سياساتك تسمح بالتمييز.  لذلك ، من الأهمية بمكان أن يكون لدى الموظفين والمتطوعين فهم واضح لكل سياسة موظفين وأن سلوكهم يتوافق مع تلك السياسات.  أفضل طريقة لتحقيق هذا الفهم إذا تم تدريب الموظفين والمتطوعين على السياسات وأن يتأكد المشرفون دائمًا من اتباع السياسات.  يمكن إجراء التدريب على السياسات من خلال ضمان:

 يتلقى جميع الموظفين والمتطوعين توجيهًا يتضمن نظرة عامة على السياسات والإجراءات.

 يوقع جميع الموظفين والمتطوعين على مستند يشير إلى أنهم راجعوا السياسات وسيعملون وفقًا لها.

 يصدر المشرفون بانتظام تذكيرات للموظفين والمتطوعين حول السياسات الرئيسية.

 يعمل جميع المشرفين أنفسهم وفقًا للسياسات.

 يتم التعامل مع أي انتهاك لشروط السياسات على الفور بتوبيخ أو إنهاء خدمة الموظف أو المتطوع ، اعتمادًا على طبيعة الانتهاك.

اقرأ أيضا في دليل إدارة الموارد البشرية HRM 

1. ما هي إدارة الموارد البشرية What is the Human Resource Management HRM? 
2.  What is HRM explain its scope and objectives?ما هو شرح إدارة الموارد البشرية نطاقها وأهدافها؟
3.  What are the main functions of human resource management? And responsibilities? ما هي الوظائف الرئيسية لإدارة الموارد البشرية؟ وما المسؤوليات؟
4. What is the importance of human resource management?ما هي أهمية إدارة الموارد البشرية؟
5. What is organizational Behaviour in. Human Resource Management HRM?ما هو السلوك التنظيمي في. إدارة الموارد البشرية ؟
6. What are Ethical Standards for Human Resources Management HRM? ما هي المعايير الأخلاقية لإدارة الموارد البشرية ؟
7. What is strategic human resource management and why is it important?ما هي إدارة الموارد البشرية الاستراتيجية ولماذا هي مهمة؟
8. Modes of Strategic Human Resource Management أوضاع إدارة الموارد البشرية الإستراتيجية
9.   What are Human Resources Management Strategies? ما هي استراتيجيات إدارة الموارد البشرية؟
10.   What is Strategic Role of HR? ما هو الدور الاستراتيجي للموارد البشرية؟ دليل إدارة الموارد البشرية 
11.  Personnel Management and Industrial Relations إدارة شؤون الموظفين والعلاقات الصناعية - دليل إدارة الموارد البشرية 
12.   What is Personnel Management?ما هي إدارة شؤون الموظفين؟ دليل إدارة الموارد البشرية 
13.   What is the Nature and Role of Personnel Management in HR?ما هي طبيعة ودور إدارة شؤون الموظفين في الموارد البشرية؟ دليل إدارة الموارد البشرية 
14.  What are Functions of Personnel Management? ما هي وظائف إدارة شؤون الموظفين؟ دليل إدارة الموارد البشرية
15.   What is organizational and employee development? ماهو تطوير الموظف والتنظيمي؟ دليل إدارة الموارد البشرية 
16.   What is difference between HRM and personnel management?ما هو الفرق بين إدارة الموارد البشرية وإدارة شؤون الموظفين؟ دليل إدارة الموارد البشرية 
17.   What are personnel procedures? What are the personnel policies?ما هي إجراءات شؤون الموظفين؟ ما هي سياسات شؤون الموظفين؟ دليل إدارة الموارد البشرية 
18.  What is Formulation of Personnel Policy? ما هي صياغة سياسة شؤون الموظفين؟ دليل إدارة الموارد البشرية 
19.  What is Human Resource Acquisition? ما هو اكتساب او استحواذ الموارد البشرية؟ دليل إدارة الموارد البشرية 
20.  What are Approaches used in Job Analysis? ما هي المناهج او الأساليب المستخدمة في تحليل الوظيفة؟ دليل إدارة الموارد البشرية
21. What is the purpose of job analysis? ما هو الغرض و الهدف من تحليل الوظيفة؟ دليل إدارة الموارد البشرية.
22.   What is job analysis process in HRM? ما هي عملية تحليل الوظيفة في إدارة الموارد البشرية؟ دليل إدارة الموارد البشرية.
23.   What is data to Collect during Job Analysis?  ما هي البيانات التي يجب جمعها أثناء تحليل الوظيفة؟ دليل إدارة الموارد البشرية
24.   What are the different methods of job analysis? ما هي الطرق المختلفة لتحليل الوظيفة؟ دليل إدارة الموارد البشرية
25.  What are the Tools used in Job Analysis?  ما هي الأدوات المستخدمة في تحليل الوظيفة؟ دليل إدارة الموارد البشرية.
26.   What are the problems of job analysis? ما هي مشاكل تحليل الوظيفة؟ دليل إدارة الموارد البشرية 
27.  What are the advantages and disadvantages of job analysis?ما هي مزايا وعيوب تحليل الوظيفة؟ دليل إدارة الموارد البشرية  
28.   What is the Role of Job Analysis in Establishing Effective Hiring Practices? ما هو دور تحليل الوظيفة في إنشاء ممارسات توظيف فعالة؟ 
29.   What is strategic human resource management SHRM?ما هي استراتيجية إدارة الموارد البشرية ؟
30.   What is total quality management in HRM? ما هي إدارة الجودة الشاملة في إدارة الموارد البشرية؟
31.  What is difference between job description and job specification? ما هو الفرق بين الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية؟
32.   What is job design in HRM?ما هو تصميم الوظيفة في إدارة الموارد البشرية؟ 
33.  What are the  approaches to job design? ما هي مناهج او منهجيات تصميم الوظيفة؟
34.  What are the Issues in Job Design? ما هي المشاكل في  تصميم الوظيفة؟ دليل إدارة الموارد البشرية 
35.    What three factors should be considered in designing a job?ما هي العوامل الثلاثة التي يجب مراعاتها عند تصميم الوظيفة؟ إدارة الموارد البشرية 
36.   What and Why is job redesign important? ما هي أهمية إعادة تصميم الوظيفة ولماذا؟ دليل إدارة الموارد البشرية 
37.   What is job analysis and job evaluation? ما هو تحليل الوظيفة وتقييم الوظيفة؟
38.   What are the Principles of Job Evaluation?  ما هي مبادئ تقييم الوظيفة؟
39.   What is Job Classification - Meaning, its Need and Importance? ما هو تصنيف الوظيفة - المعنى ، وما الحاجة إليه وأهميته؟
40.  What is job rotation method? ما هي طريقة التناوب الوظيفي؟او تدوير الوظائف او تبديل الوظائف؟
41.   What are Job rotation advantages and disadvantages? Benefits? ما هي مزايا وعيوب التدوير الوظيفي؟  فوائد؟
42.   Keys and Tips for Successful Job Rotation مفاتيح ونصائح للتناوب الوظيفي الناجح
43.   How to Implement the Job Rotation? كيف يتم تنفيذ التناوب الوظيفي؟
44.   What is job enrichment ? ما هو الإثراء الوظيفي؟
45.   What are the advantages and disadvantages of job enlargement job enrichment and job rotation?  ما هي مزايا وعيوب إثراء وظيفة التوسيع والتناوب الوظيفي؟
46.    What is Job Enlargement? Advantages and disadvantages ما هو توسيع الوظيفة؟
47.   What is Job Rotation Policy?  ما هي سياسة التدوير الوظيفي؟
48.  What do you mean by human resource planning?ماذا يعني التخطيط للموارد البشرية؟
49.   What is HR planning and its importance?ما هو تخطيط الموارد البشرية وأهميته؟
50.  What are the main objectives of human resource planning? ما هي الأهداف الرئيسية لتخطيط الموارد البشرية؟