What is teleconferencing in business communication? And Procedures? ما هي المؤتمرات عن بعد في الاتصالات التجارية؟  والإجراءات؟

الصورة من موقع

https://www.information-age.com/top-10-tips-effective-video-conferencing-123466657/

What is teleconferencing in business communication? And Procedures? ما هي المؤتمرات عن بعد في الاتصالات التجارية؟  والإجراءات؟

ماهي المؤتمرات عن بعد

 

 المؤتمرات عن بعد تعني الاجتماع من خلال وسيلة اتصالات.  إنه مصطلح عام لربط الأشخاص بين موقعين أو أكثر عن طريق الإلكترونيات.  هناك ما لا يقل عن ستة أنواع من المؤتمرات عن بعد: الصوت والصورة والكمبيوتر والفيديو والتلفزيون التجاري (BTV) والتعليم عن بعد.  تختلف الأساليب المستخدمة في التكنولوجيا ، ولكن العوامل المشتركة تساهم في التعريف المشترك لعقد المؤتمرات عن بعد:

1.  استخدم قناة اتصالات
2.  ربط الناس في مواقع متعددة
3.  تفاعلي لتوفير اتصالات ثنائية الاتجاه
4.  ديناميكية تتطلب مشاركة نشطة من المستخدمين

 

 ماهي التقنيات التفاعلية

 تتمتع الأنظمة الجديدة بدرجات متفاوتة من التفاعل - القدرة على التحدث مرة أخرى إلى المستخدم.  إنها تمكِّن والأقمار الصناعية وأجهزة الكمبيوتر والنصوص التليفزيونية وبيانات العرض والأشرطة والكابلات وأقراص الفيديو كلها تناسب نفس النمط الناشئ.  إنها توفر طرقًا للأفراد للخروج من الجماهير الجماعية والقيام بدور نشط في العملية التي يتم من خلالها نقل المعلومات.  يتم إلغاء تكثيف التقنيات الجديدة بحيث يمكن تبادل رسالة خاصة مع كل فرد في جمهور كبير.  هم وسائل الإعلام المعاكسة ويحولون التحكم إلى المستخدم.

 العديد منها غير متزامن ويمكنها إرسال أو استقبال رسالة في وقت مناسب للأفراد دون الحاجة إلى الاتصال في نفس الوقت.  هذا يتغلب على الوقت كمتغير يؤثر على الاتصال.  يقلل نظام توصيل الفيديو والبيانات والصوت من تكاليف السفر.  عندما يتم استرداد المواد وحفظها على شريط فيديو أو قرص ، يمكن استخدام المواد في أي وقت أو في أي مكان.

 مع ظهور المزيد من التقنيات التفاعلية ، ستزداد قيمة كونك متعلمًا مستقلاً.  تظهر الأبحاث أن التعلم من التقنيات الجديدة فعال مثل الطرق التقليدية.  المجموعات الكبيرة فعالة من حيث التكلفة ويحصل الجميع على نفس المعلومات.

 

ماهي  أنواع المؤتمرات عن بعد

•  مؤتمر صوتي عن بعد: صوت فقط ؛  تسمى أحيانًا بالمكالمة الجماعية.  يربط بشكل تفاعلي الأشخاص في المواقع البعيدة عبر خطوط الهاتف.  تربط جسور الصوت جميع الخطوط معًا.  يمكن إجراء الاجتماعات عبر مؤتمر صوتي.  يعد التخطيط المسبق ضروريًا والذي يتضمن تسمية كرسي ، ووضع جدول أعمال ، وتوفير المواد المطبوعة للمشاركين في وقت مبكر حتى يمكن مراجعتها.يمكن إجراء التعلم عن بعد عن طريق المؤتمر الصوتي.  في الواقع ، إنها واحدة من أكثر الطرق المتاحة للتعليم أقل من اللازم ، لكنها فعالة من حيث التكلفة.  يجب أن يتلقى المدربون تدريباً على كيفية الاستفادة المثلى من المؤتمرات الصوتية لزيادة الأشكال الأخرى للتعلم عن بعد.

•  السمعيات عن بعد: يستخدم قنوات الاتصالات ضيقة النطاق لنقل المعلومات المرئية مثل الرسومات والأرقام ألفا والوثائق وصور الفيديو كعامل مساعد للاتصال الصوتي.  المصطلحات الأخرى هي مؤتمرات الكمبيوتر المكتبي والصوت المحسن.  تشمل الأجهزة الأجهزة اللوحية / اللوحات الإلكترونية ، ومحطات الفيديو ذات الإطار المجمد ، وأنظمة الرسومات المتكاملة (كجزء من أجهزة الكمبيوتر الشخصية) ، والفاكس ، والميكروفيش الذي يمكن الوصول إليه عن بُعد ، وأجهزة عرض الشرائح ، والماسحات الضوئية الرسومية ، ومحطات الصوت / البيانات.

 يمكن استخدام التخطيط السمعي للاجتماعات والتعلم عن بعد.

•  مؤتمر عبر الكمبيوتر: يستخدم خطوط الهاتف لتوصيل جهازي كمبيوتر ومودم أو أكثر.  يمكن إرسال أي شيء يمكن القيام به على الكمبيوتر عبر الخطوط.  يمكن أن تكون متزامنة أو غير متزامنة.  مثال على الوضع غير المتزامن هو البريد الإلكتروني.  باستخدام البريد الإلكتروني (البريد الإلكتروني) ، يمكن إرسال المذكرات والتقارير والتحديثات والرسائل الإخبارية إلى أي شخص على الشبكة المحلية (LAN) أو شبكة المنطقة الواسعة (WAN).  يمكن إرسال العناصر التي تم إنشاؤها على الكمبيوتر والتي تتم طباعتها ثم إرسالها بالفاكس عن طريق البريد الإلكتروني.

 مؤتمرات الكمبيوتر هي منطقة ناشئة للتعليم عن بعد.  تقدم بعض المؤسسات برامج ائتمانية بالكامل عن طريق الكمبيوتر.  يتلقى الطلاب النصوص وكتب العمل عبر البريد.  من خلال الملفات المشتركة المخصصة للفصل الذي يمكن لكل طالب تقييمه ، يقوم المعلمون بتحميل المناهج الدراسية والمحاضرات والدرجات والملاحظات.  يقوم الطلاب بتنزيل هذه الملفات ، وإنشاء مهامهم وملاحظاتهم خارج الإنترنت ، ثم تحميلها إلى الملفات المشتركة.

 يُطلب من الطلاب والمدرسين عادةً تسجيل الدخول لعدد محدد من الأيام خلال الأسبوع.  يعتبر التفاعل مكونًا كبيرًا من درجات الطلاب.

 من خلال أجهزة الكمبيوتر وأعضاء هيئة التدريس والطلاب والمسؤولين لديهم وصول سهل لبعضهم البعض بالإضافة إلى الوصول إلى موارد قواعد البيانات المقدمة من خلال المكتبات.  يمكن الوصول إلى الموارد الأكاديمية للمكتبات والموارد الخاصة مثل OCLC و ERIC والإنترنت.

 يمكن للمسؤولين الوصول إلى ملفات الطلاب أو استرداد المعلومات المؤسسية من المستودعات المركزية مثل مكاتب المنطقة أو النظام أو الوكالات الحكومية أو التواصل مع بعضهم البعض.  يمكن إنشاء موارد أخرى مثل التحديثات على تشريعات الولاية أو التشريعات الفيدرالية.

•  مؤتمر عبر الفيديو: يجمع بين الصوت والفيديو لتوفير الاتصالات الصوتية وصور الفيديو.  يمكن أن يكون فيديو أحادي الاتجاه / صوت ثنائي الاتجاه أو فيديو ثنائي الاتجاه / صوت ثنائي الاتجاه.  يمكنه عرض أي شيء يمكن التقاطه بواسطة كاميرا التلفزيون.  الميزة هي القدرة على عرض الصور المتحركة.  في أنظمة الصوت / الفيديو ثنائية الاتجاه ، يتمثل أحد التطبيقات الشائعة في إظهار الأشخاص مما يخلق حضورًا اجتماعيًا يشبه الاجتماعات والفصول الدراسية وجهًا لوجه ويمكّن المشاركين من رؤية تعابير الوجه والسلوك الجسدي للمشاركين في المواقع البعيدة.  تستخدم الرسومات لتعزيز الفهم.  هناك ثلاثة أنظمة أساسية: إطار التجميد ، والفيديو المضغوط ، والفيديو بالحركة الكاملة.

 تعد مؤتمرات الفيديو طريقة فعالة لاستخدام مدرس واحد يقوم بالتدريس لعدد من المواقع.  إنها فعالة للغاية من حيث التكلفة للفصول التي قد يكون لها عدد قليل من الطلاب المسجلين في كل موقع.  في كثير من الحالات ، تتيح مؤتمرات الفيديو للمؤسسة أو مجموعة المؤسسات تقديم دورات سيتم إلغاؤها بسبب انخفاض التسجيل أو التي لا يمكن دعمها بطريقة أخرى بسبب تكلفة توفير مدرب في مجال موضوع غير عادي.  تستفيد المناطق الريفية بشكل خاص من الفصول الدراسية المقدمة من خلال مؤتمرات الفيديو عندما تعمل مع مؤسسة حضرية أكبر بها أعضاء هيئة تدريس بدوام كامل.

 من خلال المؤتمرات عن بعد ، تكون المؤسسات قادرة على خدمة جميع الطلاب على قدم المساواة.

 

 لماذا نستخدم المؤتمرات عن بعد؟

 يزيد عقد المؤتمرات عبر الفيديو من الكفاءة ويؤدي إلى استخدام أكثر ربحية للموارد المحدودة.  إنها وسيلة شخصية للغاية للقضايا الإنسانية حيث تكون الاتصالات وجهاً لوجه ضرورية.  عندما يمكنك رؤية وسماع الشخص الذي تتحدث معه على شاشة التلفزيون ، فإنهم يستجيبون كما لو كنت في نفس الغرفة معًا.  إنه بديل فعال للسفر يمكن أن يضيف بسهولة أسابيع من الوقت غير المنتج كل عام.  مع مؤتمرات الفيديو ، لن تضطر أبدًا إلى مغادرة المكتب.  الوثائق متوفرة ويمكن أن يكون الخبراء في متناول اليد.  يمكن التعامل مع الأزمة التي قد تتخذ أبعادًا كبيرة إذا كنت خارج المدينة لأنك في الوظيفة.  تعمل مؤتمرات الفيديو على زيادة الكفاءة إلى أقصى حد لأنها توفر وسيلة للالتقاء مع عدة مجموعات في مواقع مختلفة ، في نفس الوقت.

 مع انخفاض الموارد المحدودة للتمويل ، تشمل الموارد المحدودة الآن المدربين وأماكن وقوف السيارات والمباني.  يقوم الطلاب الآن بتضمين الوقت كمصادر محدودة.  تمكن المؤتمرات عن بعد المؤسسات من مشاركة المرافق والمدربين مما سيزيد من قدرتنا على خدمة الطلاب.

 

 نقل المعلومات - ليس الناس

 يعتبر التسليم الإلكتروني أكثر فاعلية من نقل الأشخاص فعليًا إلى موقع ما ، سواء كان عضو هيئة تدريس أو مسؤولاً.

 توفير الوقت: يتم تلقي المحتوى المقدم من مصدر واحد أو عدة مصادر في العديد من الأماكن في وقت واحد وفوري.  يتم تقليل السفر مما يؤدي إلى وقت أكثر إنتاجية.  تم تحسين الاتصالات وزيادة كفاءة الاجتماعات.  يضيف ميزة تنافسية لا تفعلها الاجتماعات وجهاً لوجه.

 انخفاض التكاليف: يتم تخفيض التكاليف (السفر ، والوجبات ، والإقامة) عن طريق إبقاء الموظفين في المكتب ، وتسريع دورات تطوير المنتج ، وتحسين الأداء من خلال اجتماعات متكررة مع المعلومات في الوقت المناسب.

 يمكن الوصول إليه: من خلال أي موقع إنشاء في العالم.  جماهير أكبر: يمكن لعدد أكبر من الأشخاص الحضور.  كلما زاد عدد الجمهور ، انخفضت التكلفة للفرد.

 جماهير أكبر: يمكن لعدد أكبر من الأشخاص الحضور.  كلما زاد عدد الجمهور ، انخفضت التكلفة للفرد.

 قابل للتكيف: مفيد للأعمال والجمعيات والمستشفيات والمؤسسات للمناقشة أو الإعلام أو التدريب أو التثقيف أو التقديم.

 مرن: باستخدام شاحنة استقبال أو إرسال عن بُعد ، يمكن تحديد موقع موقع الإرسال أو الاستقبال في أي مكان.

 الأمان: يمكن تشفير (تشفير) الإشارات عند الضرورة.  التشفير يمنع المشاهدين الخارجيين.

 الوحدة: توفر إحساسًا مشتركًا بالهوية.  يشعر الناس أنهم جزء من المجموعة ... في كثير من الأحيان.  يمكن ربط الأفراد أو المجموعات في مواقع متعددة بشكل متكرر.

 في الوقت المناسب: للحصول على المعلومات المهمة للوقت ، يمكن ربط المواقع بسرعة.  يمكن عقد مؤتمر صوتي أو من نقطة إلى نقطة عن بعد في ثلاث دقائق.

 تفاعلي: ديناميكي ؛  يتطلب مشاركة نشطة من المستخدم.  يعزز التواصل الشخصي.  عند استخدامها جيدًا للتعلم ، سيعزز التفاعل التعلم وخبرة التدريس.

ما إجراءات عقد المؤتمرات عن بعد

 ما يلي هو النقاط الأساسية التي يجب الاحتفاظ بها أثناء عقد المؤتمرات عن بعد

1.  اطلب رقم الهاتف للوصول إلى مكالمة المؤتمر الهاتفي.  يمكن الحصول على رقم الوصول من الشخص المسؤول عن استضافة المكالمة.
2.  أدخل رقم الوصول السري الخاص بك للانضمام إلى المكالمة.  يمكن أيضًا الحصول على الرقم السري من الشخص الذي يستضيف المكالمة.  بدون رقم التعريف الشخصي لن تتمكن من الانضمام إلى المكالمة.
3.  عرفنى بنفسك.  بمجرد انضمامك إلى المؤتمر الهاتفي ، قم بتعريف نفسك للحاضرين الآخرين في المؤتمر عبر الهاتف المتصلين.  سيتيح لهم ذلك معرفة من انضم إلى المكالمة.  اعتمادًا على المؤتمر عبر الهاتف ، قد لا يكون لدى مضيف المؤتمر خيار تمكين للحاضرين لتعريف أنفسهم.  إذا كان هذا هو الحال ، يمكنك تخطي هذه الخطوة.
4.  التزم بالموضوع.  معظم مكالمات المؤتمرات الهاتفية لها تركيز أو جدول أعمال.  لضمان مناقشة جميع النقاط الواردة في جدول الأعمال ، تجنب مناقشة البنود "الخارجة عن الموضوع".
5.  انتظر حتى ينتهي المؤتمر الهاتفي قبل ترك المكالمة.  من خلال تحرير المكالمة قبل انتهاء المؤتمر ، قد تفوتك المعلومات المهمة التي تتم مناقشتها.  سيشير مضيف المؤتمر الهاتفي عادةً إلى موعد انتهاء المؤتمر عبر الهاتف رسميًا.

اقرأ أيضا في دليل أخصائي إتصالات الأعمال التجارية 

1.  Business Communication Specialist Guide  دليل متخصص الاتصالات التجارية والأعمال