. دراسة جدوى النظام الجديد feasibility study for new system

. دراسة جدوى النظام الجديد feasibility study for new system

. دراسة جدوى النظام الجديد

إن الهدف من إعداد دراسة الجدوى للنظام الجديد وصف بدائل هذا النظام، بغية تقييمها من أجل انتقاء النظام الأفضل، القادر على تغطية المشكلات التي يعاني منها النظام الحالي، ولهذا يتوجب على محلل النظم عند إعداد هذه الدراسة أن يأخذ بعين الاعتبار ما يلي: 

أ‌. الجدوى الفنية: وتختص بدراسة التقنيات المستخدمة في النظام الحالي، وما مدى إمكانية تطويرها، أو استبدالها لتتناسب مع آلية عمل النظام المرشح.

ب‌. الجدوى السلوكية: وتتعلق بدراسة منهج تدريب الكوادر البشرية على آلية عمل النظام المرشح.

ت‌. الجدوى الاقتصادية: وتتعلق بدراسة الناحية المالية والاقتصادية لكل بديل من بدائل النظام الجديد، ويعتبر أسلوب تحليل التكلفة والمنفعة الأساس للقيام بمثل هذه الدراسة، حيث نحدد وفق هذا الأسلوب جميع المنافع والعوائد النقدية وغير النقدية المباشرة وغير المباشرة المتحصل عليها عند اعتماد أي من هذه البدائل، ومقارنتها مع جميع التكاليف المترتبة عن تنفيذ أي منها، فإذا كانت منافعه تغلب تكاليفه يتخذ قرار تصميم وتطبيق النظام.

هذا وبعد الانتهاء من إعداد دراسة الجدوى يقوم محلل النظم بكتابة تقريرٍ مفصلٍ عن هذه الدراسة يرفع لإدارة المنظمة، مبيناً فيه مشكلة النظام بدقة، مع النتائج التي تم التوصل إليها عند التعرف على واقع النظام وآلية عمله، والأساليب والإجراءات المتخذة في النظام الحالي، وكيف ستكون عليها في النظام الجديد لتحقيق الأهداف في نهاية الأمر، مُرفِقاً بتوصياته ومقترحاته التي يراها لازمة وضرورية لذلك.

4.1.7.2. إعداد خطة العمل

بعد حصول محلل النظم على الموافقة الخطية لإدارة المنظمة على ما جاء في تقرير دراسة جدوى النظام الجديد يقوم بإعداد خطة لتنفيذ التوصيات والمقترحات الواردة في هذا التقرير، بحيث تكون خطة موضوعية، قابلة للتنفيذ، تحدد الوقت اللازم لإنجاز جميع مراحل النظام، مقدراً التكاليف اللازمة لكل مرحلة من هذه المراحل، والموارد المطلوبة لتنفيذ هذه الدراسة من أجهزة، ومعدات، وموارد بشرية الخ... إلا أنه عندما ينتهي محلل النظم من إعداد هذه الخطة ينبغي 

عرضها على إدارة المنظمة أيضاً، بغية المصادقة عليها، والحصول على اعتماد لها، ليتمكن من البدء بتنفيذها.    

إن دراسة النظام القائم تستلزم قاعدة واسعة من المعلومات والبيانات يتم الحصول عليها من مصادر متعددة ولعل أهمها ما يلي: 

أ‌. السجلات والتقارير الرسمية

تعتبر من المصادر الهامة التي يلجأ إليها الباحثون للحصول على البيانات الإحصائية التي تصدرها الهيئات الرسمية، والوزارات، والمنظمات الدولية المتخصصة الخ... فمثلاً يتم الحصول على عدد المواليد في الجمهورية العربية السورية في عام ما بالرجوع إلى سجلات الأحوال المدنية في وزارة الداخلية، حيث يتوجب على كل رب أسرة أن يسجل مولوده الجديد في دائرة الأحوال المدنية خلال فترة محددة من حدوث الواقعة. 

تتميز هذه الطريقة بسهولتها في الحصول على أنواع معينة من البيانات، وقلة تكاليفها، ودوريتها وغزارتها، إلا أنها ليست شاملة لما يحتاج إليه الباحث الإحصائي من بيانات.

ب‌. المقابلة الشخصية

وهي أداة فعالة شائعة الاستخدام في جمع المعلومات يسأل من خلالها الشخص المقابِل: الشخص المقابَل أسئلة تخص الموضوع المطروح بهدف الحصول على معلومات ضرورية لدراسة الظاهرة المحددة لذلك.

إن المقابلة ليست أمراً سهلاً بل تحتاج لتخطيط مسبق لتنفيذها لتكون ناجحة ومثمرة، ويتمثل هذا التخطيط فيما يلي:   

1. تحديد الغرض من المقابلة.

2. وضع خطوط عريضة للأسئلة المراد طرحها على الشخص المقابَل في إطار المعلومات المراد الحصول عليها.

3. تحديد مكان المقابلة، ويفضل المكان الذي يرغبه الشخص المراد مقابلته.

4. تحديد موعد المقابلة، ويفضل تحديده قبل مدة زمنية معينة كأسبوع مثلاً من إجراء المقابلة.

5. يفضل إجراء المقابلات من أعلى الهيكل التنظيمي للمنظمة إلى القاعدة التي ترتكز إليها في عملها.

6. يفضل قبل إجراء المقابلة أن يحصل الشخص المقابِل على معلومات موجزة عن شخصية ومؤهلات ومهام الشخص المقابَل.

7. لإنجاح المقابلة يفضل توجيه الأسئلة بحسب مستوى الشخص المقابَل.

كما يجب على الشخص المقابِل عند إجراء المقابلة أن يأخذ بعين الاعتبار ما يلي: 

1. افتتاح المقابلة بالتركيز على الغرض من المقابلة.

2. طمأنة الشخص المقابَل وخلق جو أليف لذلك.

3. طرح كل سؤال كما هو حرفياً في جدول المقابلة لأن صياغة السؤال بكلمات توضيحية فورية قد تحدث انحرافاً عن الإجابة المطلوبة.

4. الحفاظ على طرح الأسئلة بنفس الترتيب الوارد في جدول المقابلة بغية إمكانية المقارنة في المقابلة.

5. يجب طرح جميع الأسئلة إلا إذا أجيب عن سؤال تالٍ في إجابة السؤال السابق مع ضرورة تسجيلها بالكامل وبشكل دقيق.

6. حسن الاستماع لحديث الشخص المراد مقابلته دون مقاطعته أو فرض إجابات معينة على حديثه.

7. البعد قدر الإمكان عن الأحاديث الشخصية، مركزاً الاستفسار على الحقائق والآراء.

8. يجب أن يكون الشخص المقابِل مرناً، وهادئاً، ومستعداً لملاطفة الشخص المقابَل، بغية استنباط معلومات جديدة، مع ضرورة استعمال مصطلحات خاصة بالمقابلة مثل: لقد فهمت ما تعني، هل يمكنك التوسع أكثر من ذلك.

9. يجب أن يقارن الشخص المقابِل المعلومات المستلمة من المقابلة مع المعلومات التي تناقش الموضوع نفسه والمستلمة من مصادر أخرى، مع ضرورة عدم إظهار المعرفة بذلك.

10. يجب على الشخص المقابِل أن يتجنب تمثيل دور المستشار الخبير، أو الصديق الحميم، المؤتمن على الأسرار، لأن هذا يثبط همة الشخص المقابَل من تقديمه للمعلومات.

11. يفضل عند إجراء المقابلة احترام الوقت المسموح لإجراء المقابلة.

12. يجب على الشخص المقابِل أن يتصرف بشكل مناسب في الظروف الطارئة للمقابلة.

وفي نهاية المقابلة يتحقق الشخص المقابِل من أن كل الأسئلة والاستفسارات قد تم الإجابة عليها، محاولاً إعداد ملخصاً بنتائج المقابلة يميز فيه بين الحقائق والآراء. 

تتميز المقابلة بمجموعة من المزايا أهمها: 

1. تخلق المقابلة فرصاً أفضل للتحقق من صحة المعلومات المجموعة.

2. أثناء المقابلة يمكن استخدام أداة أخرى لجمع المعلومات كالملاحظة، إذ يمكن للمقابِل أن يلاحظ ليس ما يقال فحسب وإنما كيف يقال أيضاً.

3. المقابلة أداة فعالة في انتزاع المعلومات عن المواضيع المتداخلة، واكتشاف الآراء الضمنية عنها.

4. تسمح مرونة المقابلة بالحصول على إجابات لأسئلة غير مباشرة، فقد لا يجرؤ الشخص المقابِل على طرح هذه الأسئلة مباشرة أو لا يعرف الطريقة لصياغتها.

5. يستمتع العديد من الناس بمقابلتهم بغض النظر عن الموضوع.

إن ما يعيق المقابلة كأداة هامة في جمع المعلومات أنها تستلزم وقتاً كثيراً لإنجاحها يتجلى في تحضيرها وإدارتها، مع حاجتها إلى المال في تنفيذها.   

ت‌. الاستبيان

يتكون نموذج الاستبيان من مجموعة أسئلة تناقش موضوعاً معيناً، وتمثل الإجابات على هذه الأسئلة المعلومات المطلوب الحصول عليها، لذلك فهو أداة هامة تستخدم في جمع المعلومات لا تقل أهمية عن المقابلة.

يبنى عادة نموذج الاستبيان وفق الخطوات التالية: 

1. تحديد ماهية البيانات التي يراد جمعها.

2. تحديد نوع الاستبيان الذي يراد استخدامه (أسئلة مغلقة أم بنهاية مفتوحة).

3. تلخيص مواضيع الاستبيان لكتابة الأسئلة.

4. تنقيح الاستبيان من العيوب التي تعكس قيماً شخصية.

5. اختبار نموذج الاستبيان عملياً.

6. تنقيح نهائي للاستبيان ليكون جاهزاً لتوزيعه على المبحوثين.

يتميز نموذج الاستبيان كوسيلة  لجمع المعومات بما يلي: 

1. اقتصادي في الوقت والتكاليف.

2. يتطلب مهارة أقل في إدارته من المقابلة.

3. يمكّن من التعبير عن الموضوع بكلمات قياسية.

4. يقدم المبحوث رأيه في الموضوع المطروح بجرأة أكثر من المقابلة، باعتبار أن شروط الاستبيان تسمح بإغفال اسمه.

5. يمنح وقتاً  للتفكير في الأسئلة بحيث يتمكن من  تقديم معلومات أكثر دقة.

ينطوي على استخدام نموذج الاستبيان مجموعة من العيوب وأهمها:

1. انخفاض معدل تجاوب المبحوثين مع الاستبيان.

2. صعوبة تصميم نموذج الاستبيان.

3. قد يستهتر البعض في الإجابة على أسئلة الاستبيان، فهناك من يدلي عمداً بإجابات متناقضة، وهناك من يدلي بإجابات على مبدأ ماذا يجب أن يكون وليس ما هو           كائن فعلاً...

4. قد تخضع بعض أسئلة الاستبيان لتفسيرات مختلفة من قبل المبحوثين تختلف عن التفسير المطلوب. 

لذلك لا بد وأن يرافق استخدام هذه الوسيلة وسيلة أخرى كالملاحظة، المقابلة الخ... بغية المقاطعة بين البيانات المتحصل عليها من الاستبيان وبيانات المصادر الأخرى المتعلقة بالموضوع ذاته للحصول على بيانات أكثر دقة وكفاية.

ث. الملاحظة

تعتبر الملاحظة وسيلة فعالة للتحقق من مدى صحة البيانات التي تم جمعها، ولتصحيح بعض التصورات والمفاهيم الغامضة وغير المتأكد منها.

ج. التقدير

 وهو أسلوب هام يستخدم للتنبؤ ببعض المتغيرات المتعلقة بالظاهرة المدروسة، وعندما يصعب الحصول على البيانات بالوسائل السابقة. 

ح. العينات

 تستخدم عندما يكون حجم البيانات كبير جداً يصعب التعامل معها، مما يضطر الباحث الإحصائي إلى أخذ عينة يتوقف نوعها وحجمها على ماهية ونوع الدراسة ودرجة الدقة المطلوبة. 

هذا مع العلم أن البيانات المتحصل عليها من هذه الطرائق يتم تسجيلها عادة بأساليب مختلفة كالكتابة، التسجيل الصوتي، التصوير، الفيديو.