مفهوم تحليل النظم وأهميته systems analysis concepts

مفهوم تحليل النظم وأهميته systems analysis  concepts

مفهوم تحليل النظم وأهميته

يرتبط مفهوم تحليل النظم System Analysis بمفهوم النظام، متمثلاً في كونه منهجاً يستخدم في التغلب على نقاط الضعف التي يعاني منها النظام القائم، ويكون ذلك بدراسة واقع هذا النظام وتحليله بغية تعديله أو استبداله بنظام جديد، قادر على رفع مستوى الأداء في العمل باستخدام مجموعة من الأدوات كالمخططات Graphs، والنماذج Models، واللوائح Lists وبناءً على ذلك يمكن الاعتماد على هذه المنهجية في أي مجال ولأية مشكلة، حيث يمكن تقديمها بأحد التعاريف التالية:  

أ‌. "تحليل النظم هو عملية إنشاء أو تعديل نظام معلومات وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة.

ب‌. تحليل النظم هو عملية إقامة نظام يعمل بالحاسب الالكتروني.

ت‌. تحليل النظم هو عملية تحليل لنظام قائم، وتصميم نظام جديد، ثم إقامة هذا النظام، وتنفيذه، وتقييمه وذلك من أجل توفير المعلومات اللازمة لصنع القرارات في منظمة ما". 

ث‌. "تحليل النظم فلسفة وطريقة منهجية للتعامل مع النظم المعقدة على مستوى متكامل، يشتمل على تفاصيل يمكن التعامل معها واتخاذها أساساً لتصميم نظام جديد أو تحديث نظام حالي". 

ج‌. "تحليل النظم هو عملية جمع البيانات والمعلومات المتعلقة بالنظام وتحليلها إلى العناصر الأولية المكونة لها وإيجاد العلاقات المنطقية التي تربط فيما بينها وذلك من أجل تحديد مواصفات النظام الجديد ومتطلباته" 

يقوم عادة بتحليل وتصميم النظام فريق عمل متكامل، يشكل محلل النظم أحد أهم أعضاء هذا الفريق، فهو الشخص الذي يدرس واقع النظام القائم دراسة يتمكن خلالها من اكتشاف نقاط الضعف التي يعاني منها ليقوم بعد ذلك بتحليله وتصميمه وتنفيذه، إلا أنه في حقيقة الأمر لا بد أن يتمتع محلل النظم بمجموعة من الصفات وأهمها:  

أ‌. أن يكون لديه معرفة بتكنولوجيا المعلومات الحالية، فهو المسؤول عن تعريف إدارة المنظمة ومستخدمي النظام بكيفية الاستفادة من التكنولوجيا الحديثة في أعمالهم، متغلباً في ذلك على نقاط الضعف التي يعاني منها هذا النظام، ولذلك ينبغي عليه دراسة الموضوعات التالية: تصنيف البيانات، أنظمة إدارة البيانات العلائقية، الاتصالات والشبكات، تقنية الغرض، الانترنت، كما ينبغي أن يكون على إطلاع بكل جديد في مجال الكمبيوتر وأنظمة المعلومات. هذا ويمكن اكتساب هذه المعرفة التكنولوجية من مصادر مختلفة: مؤتمرات علمية، مقررات جامعية، برامج تدريبية، الإطلاع على الدوريات والنشرات الخ... إلا أنه يبقى الاجتهاد والمثابرة العامل الأساسي لاكتساب هذه المعرفة.

ب‌. أن يكون لديه خبرة ببرمجة الحاسوب، فهو المسؤول عن وضع المواصفات الفنية للبرامج التي ستنفذ فيما بعد، فكيف له أن يضع هذه المواصفات إذا لم يكن لديه بعض الخبرة في مجال البرمجة. هذا بالإضافة إلى أنه يشكل حلقة الوصل بين المستخدمين والمبرمجين، علماً أنه ليس من الضرورة أن يكون المبرمج الجيد محلل جيد أو أن المبرمج السيئ محلل سيء.

ت‌. أن يكون لديه معرفة عامة بإدارة الأعمال كالتنظيم، والتخطيط، اتخاذ القرار، الجدوى الاقتصادية، المحاسبة المالية الخ... 

ث‌. أن يكون لديه خبرات في حل المشاكل عن طريق تقديم حلول بديلة لمشاكل كل نظام بصورة إبداعية.

ج‌. أن يكون لديه مهارات في الاتصال بين الناس، قادراً على التعامل معهم بكفاءة سواء كان شفهياً أم كتابياً، متقناً لفن إجراء المقابلات وعرض وتقديم الموضوعات كالهدوء، والمرونة، والدبلوماسية، الاستماع الجيد للغير، التعبير الجيد عن الذات، مع ضرورة إجادته للغات أخرى مثل اللغة الإنكليزية. 

ح‌. أن يكون لديه مهارات في العلاقات بين الأشخاص، فلابد أن يكون قادراً على التعاون وعلى تسوية المنازعات بين أعضاء فريقه لأن تحليل النظم وكما ذكرنا يعتمد بالدرجة 

الأولى على فريق عمل متكامل يضم مجموعة من الاختصاصين في تحليل النظم، محلل النظم عضو في هذا الفريق. 

خ‌. أن يتمتع بالمرونة والقدرة على التكيف عند قيامه بتحليل أكثر من نظام في وقت واحد، فلكل نظام واقعه ومتطلباته التي ينفرد بها، إذ لا توجد طريقة واحدة يمكن تطبيقها لتطوير كل النظم، ولهذا ينبغي أن يكون مرناً يتكيف مع ظروف وواقع ومتطلبات كل نظام يبدأ بتطويره.

د‌. أن يتمتع بشخصية قوية وأخلاق عالية، فالأخلاق صفة تجعل الشخص يفهم الفرق بين الخطأ والصواب ويتصرف تبعاً لهما.

ذ‌. أن يكون لديه مهارات تحليل وتصميم النظام، وأن يتدرب جيداً في هذا المجال، كأن يكون قادراً على التفكير المنطقي والتحليل المنظم، قادراً على التعامل مع البيانات تجميعاً، وتصنيفاً، وتحليلاً، وكتابة التقارير والملاحظات الخ... 

واعي تعديل النظام أو تغييره في المؤسسات

يكمن وراء تعديل النظام أو تغييره دوافع حقيقية لذلك، مصدرها أحياناً من داخل النظام نفسه، أو من البيئة المحيطة به، أو من الاثنين معاً، فالدوافع الداخلية تتمثل في أن المؤسسة حريصة على أن يكون نظامها باقياً مستمراً في عمله، مع ضرورة أن تكون مخرجاته مواكبة للتطور الحاصل في المجتمع، ولهذا عندما تشعر بعدم كفاءة النظام الحالي فإنها تبحث في نقاط الضعف التي تقلل من فعالية عمله كعدم قدرة النظام الحالي على استيعاب الزيادة في حجم نشاط المؤسسة، ارتفاع تكاليفه، عدم قدرة النظام الحالي على الوفاء بالمعلومات المطلوبة في الوقت الذي طلبت فيه مما يؤثر على عملية اتخاذ القرار... كما تبحث أيضاً في المشكلات التي يعاني منها مستخدمي هذا النظام باعتبارهم الأكثر إحساساً ومعرفة بمشاكله بحكم معايشتهم لها كأن تستلزم مدخلات النظام الحالي القيام بسلسلة من إجراءات العمل المطولة والتي تستهلك وقت وجهد العاملين... أما الدوافع الخارجية لتعديل النظام أو تغييره فقد تمثلت في عدم قدرته على مواكبة تنفيذ القوانين الحكومية والقرارات الصادرة عن جهات نافذة تنتسب إليها المنظمة،           أو عدم قدرته على توفير متطلبات جديدة للزبائن تعطي مزايا تنافسية كتوفير خدمات الاستعلام الفوري أو الإسراع في إصدار الفواتير إلى نظم الدفع المؤتمتة على سبيل المثال.