/ مهارات إدارية طريقة عمل خطة العمل طريقة business plan

 / مهارات إدارية  طريقة عمل خطة العمل طريقة business plan

 / مهارات إدارية  طريقة عمل خطة العمل طريقة business plan

محتويات

١ خطة العمل

٢ طريقة عمل خطة عمل

٢.١ تحديد الغرض من كتابة خطة العمل

٢.٢ كتابة المقدمة والمعلومات الأساسية

٢.٣ تحديد الأهداف والغايات

٢.٤ ذكر الإمكانيات المطلوبة

 خطة العمل

خطة العمل هي صورة توضيحية لمجموعة من الأهداف العملية، والمعلومات الأساسية عن المنظمة أو الفريق الذي يسعى لتحقيق هذه الأهداف، كما توضح مفهوم العمل، وتلخص أهدافه، وتذكر المصادر التي سيحتاجها صاحب العمل، وتصف كيفية الحصول على تلك المصادر، وتقوم بالتخطيط والتنبؤ بمعايير نجاح العمل، كما أنّها تعد أهم وثيقة يحضرها مؤسس العمل، لأنّها تساعد على توجيه ودعم خطوات العمل في الاتجاه المرغوب، كما أنّها وسيلةٌ مهمة لإفشال أو إنجاح العمل والحفاظ على بقائه منظماً ومحدداً، وفي هذا المقال سنذكر خطوات كتابة خطة عمل.

طريقة عمل خطة عمل

تحديد الغرض من كتابة خطة العمل

لا بدَّ من تحديد الغرض من كتابة خطة العمل، حتى يكون الإنسان قادراً على إعدادها بالطريقة الصحيحة، مع الأخذ بعين الاعتبار أنّ خطط العمل تكون لفترة معينة من الوقت.

تقدم للمدير تعريفاً بالمشاريع التي سيتم تنفيذها في الشهور المقبلة، ويتمّ وضعها مباشرة بعد مراجعة الأداء السنوي أو بعد القيام بالمشاريع الكبيرة، كما يُمكن أن توضع خلال التخطيط الاستراتيجي للمنظمة في بداية العام أو السنة المالية الجديدة.

تساعد الطلاب في الحقل الأكاديمي على تنظيم أوقاتهم ووضع جدولٍ زمني للمشاريع الكبيرة، كما أنّها تساعد الأساتذة في التخطيط للمادة العلمية وطرق تقديمها للطلبة.

تساعد في المشاريع الشخصية، وذلك من خلال توضيح الأهداف المرغوب القيام بها، وكيفية تنفيذ العمل، وتاريخه من حيث البداية والنهاية.

كتابة المقدمة والمعلومات الأساسية

يتمّ كتابة مقدمة خطة العمل كخطوة ثانية من خطوات إعدادها، لأنّ الهدف من كتابتها هو تقديم معلومات كافية للمدير أو المشرف من أجل فهم الخطة بالشكل الصحيح والدقيق، وتتصف مقدمة خطة العمل بمجموعة من الصفات، أهمها:

الإيجاز والجاذبية: أي ذكر أسباب إعداد الخطة، والحديث عن المشروع الذي سيتم تنفيذه خلال فترة زمنية معينة بشكلٍ مختصر ومشوق.

تغطية المقدمة لجميع الأسباب الدافعة لإعداد الخطة: كذكر التفاصيل والإحصاءات من التقارير الحديثة، وتحديد المشاكل التي سيتم معالجتها، واقتراح مجموعة من التوصيات لتنفيذ العمل بالطريقة المُثلى.

تحديد الأهداف والغايات

يجب وضع الأهداف والغايات التي نرغب في إنجازها، مع ملاحظة الفرق بين الغايات والأهداف، فالغايات هي عبارة عن مجموعة الأهداف طويلة المدى والتي تكون عامة وموسعة، بينما تتميز الأهداف بأنها قصيرة المدى ويجب أن تكون محددة وواضحة ويُمكن تنفيذها على أرض الواقع، كما أنّ الغايات تركز على الصورة الشاملة للمشروع، أي على الكاتب أن يذكر النتائج النهائية المرجوة من خطة العمل، بينما الأهداف محددة وملموسة فإذا تحققت لا بدَّ من الإشارة إليها في قائمة مهام العمل.

ذكر الإمكانيات المطلوبة

يجب تضمين المواد والإمكانيات التي سيكون من الضروري توفرها من أجل تنفيذ وتحقيق الأهداف والغايات المرجوة من المشروع، ولا بدَّ من الانتباه إلى أن الموارد تختلف باختلاف الغرض وطبيعة خطة العمل.

إعداد دراسة الجدوى

إعداد دراسة الجدوى

إعداد دراسة الجدوى

محتويات

١ دراسة الجدوى

١.١ عناصر دراسة الجدوى

١.٢ مراحل إعداد دراسة الجدوى

١.٣ أهمية إعداد دراسة الجدوى

دراسة الجدوى

تعتبر دراسة الجدوى (Feasibility Study) واحدة من أهم الأدوات العصرية التي من شأنها أنّ تُحدّد نسبة نجاح المشروع، ومدى أهميته، من خلال دراسة عميقة لكافة الظروف والعوامل والمتغيّرات الرئيسيّة الداخلية ذات العلاقة الوثيقة بظروف العمل والإمكانيات المتوفّرة، وكذلك الظروف الخارجية المحيطة بالمشروع، بما في ذلك المنافسين، والأوضاع الاقتصادية والسياسية، والظروف الاجتماعية وغيرها.

عناصر دراسة الجدوى

تتكون دراسة الجدوى لكافة المشاريع الاستثمارية بغض النظر عن طبيعتها من العناصر الرئيسية الآتية:

دراسة الجدوى التسويقية، أي إمكانية الترويج والتسويق للمخرجات التي يقدمها المشروع.

دراسة الجدوى الفنية، ويشمل ذلك النثريات والتكاليف الفنية الأخرى.

دراسة الجدوى المالية، والقيام بالتحليل المالي النسبي للمشروع، وتحديد آلية تسديد القروض.

دراسة الجدوى من الجانب الاجتماعي.

دراسة الجدوى البيئيّة، أو دراسة البيئة المحيطة.

تحليل مدى حساسيّة المشروع.

مراحل إعداد دراسة الجدوى

مرحلة تحديد أهداف المشروع، وتتمثّل في وضع الأهداف الرئيسيّة والفرعية الأولية والثانوية التي يسعى المشروع إلى تحقيقها.

إعداد دراسة الجدوى الأولية، وتتمثّل في وضع أفكار مبدئية من شأنها أنّ تفسر الواقع بشكل أولي، وتعطي لمحة عن مدى أهمية العمل، وتكون بمثابة دراسة سابقة للجدوى التفصيلية التي سيتمّ اعتمادها لاحقاً.

إعداد الدراسة التفصيلية للأرباح التجارية، والتي تشمل العديد من الدراسات، على رأسها كل من:

الدراسة التسويقية: تجرى من أجل تقدير مدى الطلب على منتجات المشروع.

الدراسة الفنية: تتضمن تقدير التكاليف التي سيحتاجها تنفيذ المشروع بشكل كامل.

الدراسة التمويلية: تحدد مصادر التمويل والدعم المالي الذي من شأنه أنّ ينقل العمل من حيّز الأفكار إلى حيّز التنفيذ على أرض الواقع.

التقييم: يشمل كلاً من التقييم المالي، وكذلك التقييم الاقتصادي، الذي سيقدر الأرباح التجارية.

تحديد الأرباح الاقتصادية المتوقعة: ويتطلب ذلك من القائمين على العمل إعداد دراسة جدوى اقتصادية، من خلال اللجوء إلى استخدام الأساليب والأدوات الخاصّة بتحليل البيانات، والتي من شأنها أنّ تصل إلى نتائج واضحة جول صلاحية المشروع.

تحديد آليات تنفيذ المشروع: أي تحديد كافة المراحل التي سيتمّ من خلالها تنفيذ كافة المهام والوظائف المطلوبة للعمل، والتي تؤدّي في نهاية المطاف إلى تحقيق الأهداف المطلوبة.

أهمية إعداد دراسة الجدوى

تعتبر دراسة الجدوى ذات أهمية كبيرة على صعيد الاستثمارات المختلفة، وتتمثّل أبرز منافعها فيما يأتي:

تساهم في التأكد من أهمية وسلامة القرارات المتخذة بشأن القيام بالاستثمارات الجديدة.

تمنع الوقوع في الأخطاء الكبيرة التي تؤدي إلى الخسائر الفادحة.

تحدد مدى أهمية الأفكار المطروحة.

تتيح معرفة البدائل المتوفرة.

تحدد الفرص التسويقية، وكيفية استغلالها.

خطوات اعداد الخطة الاستراتيجية strategy planning prepare

خطوات اعداد الخطة الاستراتيجية strategy planning prepare

خطوات اعداد الخطة الاستراتيجية strategy planning prepare

محتويات

١ الخطة الاستراتيجية

٢ خطوات إعداد الخطة الاستراتيجية

٢.١ التقويم الداخلي للمنظمة أو المؤسسة

٢.٢ التقويم الخارجي للمنظمة أو المؤسسة

٢.٣ صياغة الخطة الاستراتيجية

٣ أهمية الخطة الإستراتيجية

الخطة الاستراتيجية

تعتبر الخطّة الاستراتيجيّة على أنّها من إحدى المهارات الأساسيّة لعمليّة القيادة في أيّ مؤسسة أو منظمة، وهي الخارطة التي تُرشد إلى الطريق الصحيح بين نقطتين وهما: أين نحن الآن؟ والنقطة الأخرى: أين نرغب أن نكون في المستقبل وكيفيّة تحقيق ذلك، بالإضافة إلى أنها من أهم العناصر الرئيسية اللازمة لنجاح أي إدارة داخل المؤسّسات أو المنظّمات.

خطوات إعداد الخطة الاستراتيجية

التقويم الداخلي للمنظمة أو المؤسسة

يُستخدم بها تكنيك سوت والذي يكون له محدّدات وآلية لتقويم وتحليل الوضع الداخلي للمنظمة، وهذا التحليل يُمثّل شرطاً هاماً لوضع أي خطة استراتيجية من أجل تنمية وتطوير المؤسسات، والتقويم هو وسيلة من أجل معرفة وضع المنظمة من حيث نقاط ضعفها وقوّتها من حيث بنية المنظمة التنظيمية والأداء الوظيفي لها، بالإضافة إلى جميع العوامل المؤثرة في نجاح المنظمة أو من حيث التركيز على فحص الأقسام وخطط تشغيلها الموضوعة من أجل تحقيق نجاح أداء هذه الأقسام.

التقويم الخارجي للمنظمة أو المؤسسة

من أجل تقويم المنظمة بصورة موضوعيّة لا بدّ من النظرإلى البيئة الخارجيّة لما حول المنظمة، فلا يمكن تقدير جوانب الضعف أو القوّة إلّا بمقارنتها بما حولها من منظّمات سواء محلية أو إقليمية أو عالمية، ومن وجهة نظر أخرى يجب دراسة العوامل التي تتكوّن منها البيئة الخارجية مثل: الأوضاع الاقتصاديّة، والاجتماعية، والبنى التحتية، والوضع البيئي، والتقنيات المتاحة، والأوضاع السياسية، والقانونية والدستورية بالإضافة إلى الأوضاع السكانية.

صياغة الخطة الاستراتيجية

هي عبارة عن وضع خطة طويلة المدى لتمكين الإدارات العليا من سهولة إدارة الفرص والتحديات ونقاط القوة ونقاط الضعف بأسلوب يتميّز بفعالية وكفاءة.

يقوم خبراء التخطيط الاستراتيجي بجمع كلّ وقائع ورشات العمل والمقترحات وما نتج عنها من أجل كتابتها ثمّ صياغتها بدقة كبيرة بواسطة خبراتهم المهنية والتجاربية، وعند الانتهاء من صياغتها يقومون بوضعها مرّة أخرى في اجتماع يكون به خبراء وعلماء ومدراء تنفيذيين والبعض من المفكّرين للنظر في الوثائق التي تمّ جمعها، بواسطة خبراء التخطيط الاستراتيجي، وأصحاب الاختصاص وأصحاب الخبرة المهنيّة في هذا المجال.

يقوم خبراء الصناعة بأخذ نتائج هذ الاجتماع والآراء والملاحظات والمقترحات والآراء الجديدة لصياغة الوثيقة النهائيّة للخطة الاستراتيجية، وهنا تكون عملية إعداد الخطة الاستراتيجية قد مرّت بجميع خطواتها الضرورية بشكلٍ جيّد وفعّال وجاهز للتطبيق وللتنفيذ.

أهمية الخطة الإستراتيجية

توفّر أسباب وجود المنظمة أو المؤسسة .

دعم الإدارة بشكل عام.

تحدد الأولويات.

تعمل على إدارة الأزمات بشكلٍ جيّد وفعّال وسليم.

الالتزام بالمشاركة.

خطوات إعداد الميزانية

خطوات إعداد الميزانية

خطوات إعداد الميزانية

محتويات

١ القوائمُ الماليّة

٢ تعريف الميزانيّة

٣ المُعادلة الرئيسيّة للميزانيّة

٤ مُكوّنات الميزانيّة

٥ خطوات إعداد الميزانيّة

٦ المُلخّص

٧ المراجع

القوائمُ الماليّة

تحرصُ المُنشآت بِمُختلفِ قطاعات الأعمال على بيانِ وضعها الماليّ خلال السّنة الماليّة، وأيضاً تَسعى إلى توفير تقاريرٍ مُحاسبيّة يوميّة عن حالتها الماليّة العامّة، ويساهمُ ذلك في معرفةِ الوضع الماليّ الحاليّ للمُنشأة، ومقارنته مع الوضع السّابق، والتَوقّعات المُستقبليّة ممّا يُساهمُ في تطوير العمل، والزّيادة من كفاءته بشكلٍ مُستمرّ، ويُطلقُ على التّقارير التي تسعى المنشأة لتوفيرها خلال أو نهاية السّنة الماليّة مُسمّى القوائم الماليّة.

تُعرفُ القوائمُ الماليّة (بالإنجليزيّة: Financial Statements) بأنّها عبارةٌ عن مجموعةٍ من القوائم التي تُساعدُ على فهمِ البيانات الماليّة من أجل الوصولِ إلى نتائجٍ مُحدّدة تساهمُ في وصف الوضعِ الماليّ العام الخاصّ بالمُنشأة. وتُعرفُ القوائمُ الماليّة أيضاً بأنّها وسيلةٌ تُستخدمُ لمتابعة أداء الشّركة خلال الفترة الماليّة الماضية، ممّا يُساهمُ في وضعِ مجموعةٍ من التَوقّعات عن حالتها الماليّة المُستقبليّة. تشملُ القوائمُ الماليّةُ على كل من: قائمة الدّخل، وقائمة الميزانيّة العموميّة، وقائمة حقوق المُلكيّة.[١]

تعريف الميزانيّة

تُعرفُ الميزانيّة (بالإنجليزيّة: Balance Sheet)، وأو ما يُطلقُ عليها (قائمة المركز الماليّ) بأنّها تقّريرٌ ماليٌّ نهائيّ يَصدرُ في نهايةِ السّنة الماليّة، ومِن خلاله يتمُّ التعرّفُ على الوضعِ الماليّ للمُؤسسة، وعلى ضوءِ ذلك يتمكّنُ صاحبُ المُؤسّسة أو أصحاب الشّركات من معرفة المصاريف والأرباح والخسارة، وأيضاً تُعرفُ بأنّها خُلاصةٌ عن الوضع الماليّ خلال تاريخٍ مُعيّن، ويُساهمُ ذلك في تحديدِ الحالة الماليّة العامّة للمُنشأة.

تحتوي الميزانيّةُ على كُلِ ما تمتلكهُ المُؤسّسة، وما عليها من التزاماتٍ للغير، سواءً أكانت مبالغاً نقديّة، أو أوراقاً ماليّة. وتختلفُ مُكوّنات الميزانيّة بالاعتمادِ على طبيعةِ نشاط المُؤسّسة، ولكنّها تحتوي عموماً على المُصطلحات المُحاسبيّة الآتية: الأصول، والخصوم، وحقوق المُلكيّة (المُساهمين أو الشُّركاء أو المالكِين).

تقومُ الدّائرةُ الماليّةُ أو قسمُ المُحاسبةِ بإعداد الميزانيّة في المُؤسّسة، ولكن يتمُّ تدقيقها ومُراجعتها من قبلِ جهةٍ خارجيّةٍ، ويُطلقُ على الشّخصِ الذي يعملُ على مُراجعة الميزانيّة وتدقيقها مُسمّى مُدقّق الحِسابات، والذي يُصادقُ على صحّةِ الميزانيّة الخاصّة بالمُؤسّسة، ومن خلالها تستطيعُ الإدارةُ العامّة للمُؤسّسة إدراك نشاطها، واتّخاذ القرارات الماليّة والإداريّة المُناسبة.[٢]

المُعادلة الرئيسيّة للميزانيّة

إنّ نجاحَ إعداد الميزانيّة لمُنشأةٍ ما يعتمدُ على تطبيقِ مُعادلةٍ خاصّةٍ بالميزانيّة، ويجبُ مُراعاةُ أنْ تتضمّنَ كافّة مُكوّنات الميزانيّة، ويتمُّ كتابة هذه المُعادلة بناءً على الشّكلِ الرئيسيّ الآتي:

الأصول = الالتزامات (الخصوم) + حقوق المُلكيّة للأفراد أو المُساهميّن.

إذ إنّ تحقيقَ هذه المُعادلة لشرطِ التّوازن بين القِيَم الماليّة (الرَقميّة) النّاتجة عن كافّة مُكوّناتها هو الأساسُ الرَئيسيُّ لنجاح إعدادِ الميزانيّة.[٢]

مُكوّنات الميزانيّة

تتكوّنُ قائمةُ الميزانيّة العموميّة من قسمين (طرفين) رئيَسين، وهما:[٣]

الأصول (الطّرف الأيسر): هي كافّة مُمتلكات وموجودات المُنشأة، وتقسمُ إلى قسمين:

الأصول الثّابتة: هي الأصولُ الموجودة؛ أي التي من المُمكن التّعاملُ معها مُباشرةً، وتعتمدُ على مجموعةٍ من المُكوّنات الماديّة، وتُستخدمُ لأطولِ فترةٍ مُمكنة ضمن عمرها الافتراضيّ، ومن الأمثلة عليها: قطع الأراضي، والمَركبات، وأجهزة الحاسوب، وغيرها.

الأصولُ المُتداولة: هي الأصولُ التي من المُمكن بيعها، أو شرائها، أو إعادةُ استخدامها، وقد تُستخدَمُ لفترةٍ زمنيّةٍ قصيرةٍ أو طويلةٍ، ومن الأمثلة عليها: الأوراق الماليّة، والقروض البنكيّة، والمال في صندوق المُنشأة.

الالتزامات (الخصوم) وحقوق الملكيّة (الطّرف الأيمن):

الالتزامات: هي كافّة المَطلوبات المُترتّبة على المُنشأة اتّجاه العملاء أو الزّبائن أو التُجّار الذين يتعاملون معها، وقد تكون هذه الالتزامات قصيرةَ الأجل، مثل عمليّات الشّراء على الحساب، أو مُتوسّطة الأجل، مثل الشّيكات المُحدّدة بتاريخ قبض، أو طويلة الأجل، مثل القروض الماليّة.

حقوق المُلكيّة: هي كافّة الحقوق المُترتّبة على الشّركة اتّجاه المالكين، أو أصحاب رؤوس الأموال، أو أصحاب الأسهم، ويُعتَبرون جميعاً من المالكين للمُنشأة، ولهم حقوق مُلكيّة خاصّة بهم تظهر ضمن الميزانيّة.

خطوات إعداد الميزانيّة

حتى يتمَّ إعدادُ الميزانيّة يجبُ تطبيق الخَطوات الآتية:[٤]

استخدامُ الو

كيفية إعداد تقرير مالي

كيفية إعداد تقرير مالي

كيفية إعداد تقرير مالي

المال عصب حياة المشروعات الإقتصادية ، و تقوم جميع الشركات بلا إستثناء بتلخيص تعاملاتها خلال الفترة المالية - عادة ما تكون سنة - عن طريق عرضها على شكل تقارير مالية ، و التقارير المالية أنواع متنوعة ، و كيفية إعداد تقرير مالي تعتمد على المعلومات المرغوب التركيز عليها ضمن ذلك التقرير ، و سنذكر تاليا مثالين من أمثلة التقارير المالية مع ذكر ثلاثة إحتمالات مختلفة لتناول ذلك التقرير ، علما أن هناك العشرات من التقارير المالية و التي تعتبر كلها هامة جداً :

لإعداد تقرير مالي حول الأصول :

يتم الإشارة إلى حجم أصول الشركة الإجمالية في التقرير ، و مقدار الإهلاك المتراكم ، و بالتالي معرفة صافي القيمة الدفترية للأصول ، و يمكن تناول صافي القيمة الدفترية في التقرير المالي من عدة أوجه ، سنذكر منها ثلاثة أوجه :

أن يتم نسبة أرباح المشروع إليها ، فهذا التقرير كثيراً ما يتم عمله من قبل الإدارات المالية ، فهو يقيس مدى إستفادة المشروع من أصوله و قدرته على توليد الأرباح من خلال تشغيل الأصول الموجودة لديه .

أن يتم مقارنة صافي الأصول بصافي الإلتزامات و هذا يبين قوة مركز الشركة المالي في التصدي لإلتزاماتها في الأوقات المناسبة .

أن يتم مقارنة نسبة الأصول المتداولة إلى الأصول الثابتة و مقارنة ذلك بمتطلبات العمليات الإقتصادية للمشروع و دراسة كفاءة توزيع النسبة بين نوعي الأصول .

لإعداد تقرير مالي حول الأرباح :

يتم تحديد الربح قبل الضرائب و بعدها ، و تتم الإشارة إلى الأرباح الإجمالية و الأرياح الصافية ، و يمكن تناول الأرباح في التقرير المالي من عدة أوجه ، وسنذكر ثلاثة أوجه منها :

* أن تقارن أرباح السنة المالية الحالية مع أرباح السنة المالية السابقة و يحدد مقدار النمو و مدى تحقيقه لطموحات و إستراتيجيات المشروع . * أن تقارن الأرباح المتحققة مع الأرباح المقدرة و دراسة الإنحراف و تحديد أسبابه . * أن تقارن الأرباح مع أرباح المشاريع المشابهة لتحديد موقعنا في المنافسة السوقية .

كيفية إعداد تقرير

 

كيفية إعداد تقرير إداري

كيفية إعداد تقرير إداري

كيفية إعداد تقرير إداري

بوجد الكثير من البرامج التي يمكن من خلالها أن نقوم بإعداد التقرير الإداري وتنسيقه، فهناك العديد من أنواع التقارير فمنها تقارير الرحلات، التقارير الصحفية، تقارير الحوادث المرورية، تقارير المناسبات والإحتفالات وغيرها.

التقارير تختلف مصادرها من مصدر إلى آخركما يلي:

التقرير الصحفي، بداية مصدره من المجتمع ونشره أيضا للمجتمع.

تقارير الإدارية مصدرها من الإدارة والأقسام الإدارية،وموجهة إلى إدارات أخرى أو جهات أخرى.

التقارير الشخصية تكون عبارة عن ملاحظات أو مذكرات.

التقارير الإستخباراتية وهي تكون في غاية السرية وترسل لجهة واحدة فقط لإتخاذ الإجراءات اللازمة في المستقبل أن كان قريب أم بعيد.

هناك مراحل لكتابة التقرير أولى هذه المراحل هي المرحلة التحضير وتعتمد على الخطوات التالية:

عند كتابة التقرير يجب علينا أن نحدد نوع التقرير المكتوب، هل هو تقرير شخصي أو تقرير صحفي أو غيره.

معرفة المعلومات التي يستند عليها التقرير، ومن أين المصدره المتخذ منه هذه المعلومات.

من هي الجهة التي سترسل لها التقرير .

ما هو هدف التقرير، أو المشكلة أو القضية التي كتب من أجلها التقرير، أم أن هذا تقرير كتب لغرض الحفظ في الملفات فقط.

إذا كان هناك شيء يدل على مصداقية تقرير من رسوم بيانية أو خرائط فهذا شيء يدعم من تقرير ويرفع من قيمته.

المرحلة الثانية في كتابة التقرير الإداري هي المرحلة التنسيقية وتتم عن طريق ما يلي:

تبدأ مرحلة تنسيق بالعناوين الرئيسية فيجب كتابتها بخطوط كبيرة ، والعناوين المتفرعة من درجة (أ) كتابتها بخطوط أصغر درجة من العناوين الرئيسية والفرعية من الدرجة(ب) بخطوط أصغر من خطوط الدرجة (أ) وهكذا.

ترتيب التقرير ومحتواه على أسس معينة وهي الزمن، والمنطق، والمنهج.

مرحلة كتابة التقرير وهي كتابة التقرير نفسه الخطوات كالآتي:

الصفحة الأولى وهي تسمى صفحة التقرير الرئيسية، ويكتب فيها إسم التقرير، وإسم مقدم التقرير، الجهة المقدم لها التقرير، التاريخ.

أقسام التقرير والموضوعات المكتوبة فيه.

تلخيص التقرير وهي فقرة تختصر كل ما يحتويه التقرير من هدف وإجراءات وتوصيات وغيره.

نتيجة التقرير ومناقشتها عن طريق الآراء والرسوم البيانية وتفصيلات الموجودة.

التوصية وهي عبارة عن مجموعة المبررات التي يقومون بوضعها لتغطي الإحتياج الذي كتب من أجله التقرير.

التقرير مفصلا بكل الخطوات بدقة متناهية.

الملحق ، وهو عبارة عن هيكل يتضمن شرح عن التقرير.

تحديد أسلوب الكتابة التي سيكتب فيها التقرير وكيف ستكون الفقرات، وما هي اللغة المستخدمة هل هي لغة علمية بحتة أم فنية أو غيره.

كتابة مقدمة التقرير،فهي تتضمن بإختصار بعض المعلومات عن الهدف من التقرير، وأسماء الأشخاص الذين ساهموا في إنجاح هذا تقرير وغيره.

خاتمة التقرير الإداري.

قائمة المراجع أو المصادر التي أخذت منها جميع معلومات التقرير الإداري

كيفية كتابة التقارير الادارية كيفية كتابة التقارير الادارية

كيفية كتابة التقارير الادارية

كيفية كتابة التقارير الادارية

محتويات

١ التقارير الإدارية

٢ العناصر الأساسية للتقرير الإداري

٢.١ غلاف التقرير

٢.٢ صفحة العنوان

٢.٣ ملخص التقرير

٢.٤ المحتويات

٢.٥ قائمة بالأشكال

٢.٦ قائمة المصطلحات

٢.٧ قائمة الجداول

٢.٨ مقدمة التقرير الإداري

٢.٩ قلب ووسط التقرير

٢.١٠ الاستنتاجات والتوصيات

٢.١١ التوصيات

التقارير الإدارية

إنّ إنشاء التقارير الإدارية قد يتباين من تقرير إلى آخر، لكن لا بدّ من وجود عناصر رئيسية أساسية لأي تقرير إداري، والتي لابد من تواجدها فيه، لكن التقارير الإدارية القصيرة قد لا تشمل بعض هذا العناصر، وذلك لأنه ليس هناك حاجة لتواجدها، ويجب علينا عند كتابة التقرير الإداري معرفة هذه العناصر وكيفية كتابتها، لكن يجب أن نعرف أنّ هذه العناصر ليس لها علاقة في لغة التقرير، سوف نقوم في هذا الموضوع بمناقشة أهم الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة أي تقرير إداري.

العناصر الأساسية للتقرير الإداري

غلاف التقرير

عند إنشاء تقارير عمل إدارية روتينية، فقد لا يوضع غلاف لهذه التقارير من الأصل، وذلك لأن هذه التقارير لن تبقى لفترة طويلة، بل تتداول لفترة قصيرة ومن ثم تطوى داخل أحد الملفات، لكن قد يتم استخدام غلاف بلاستيكي يضم جميع تقارير العمل والتي يجب حفظها لمدة طويلة وبشكلٍ منفصل عن أي تقارير أخرى، ويستخدم في بعض الحالات غلاف سميك يوضع به جميع التقارير التي تخص موضوع ما، المقصود أن التقارير اليومية أو التقارير التي تصد كل وقت قصير، ليست بحاجة إلى غلاف، بل يحدد غلاف خاص لجميع هذه التقارير، ومن المعروف بأن التقارير الإدارية الحاسوبية ليست بحاجة إلى غلاف، ولعمل غلاف تقارير -تقرير-، فلا بدّ أن يصف بيانات التقرير الرئيسية عليه، من غير الحاجة إلى فتح التقرير، حيث يمكننا بواسطة غلاف التقرير معرفة عنوان التقرير، واسم الشخص الذي أعده أو الشركة وتاريخ إصداره ، عند استخدام الغلاف السميك، فتكتب هذه البيانات الرئيسية على غلاف الخارج، وعند استخدام غلافاً شفافاً فيمكننا رؤية اسم الموضوع من الصفحة التي تلي الغلاف، وتكون منسقة بحيث تحوي البيانات الأساسية للتقرير.

صفحة العنوان

الصفحة الرئيسية للتقرير هي صفحة العنوان، وهي أول صفحة من صفحات التقرير الإداري الكبير، وهذه الصفحة هي التي تعطينا المعلومات الأساسية التي نريد أن نعرفها عن التقرير بسرعة، لذا فإن صفحة العنوان الأولى يجب أن تحتوي على (عنوان التقرير-اسم المُعد للتقرير، وظيفة مُنشئ التقرير- اسم المؤسسة التي صدر عنها هذا التقرير- تاريخ التقرير)، وأما عن التقارير الإدارية القصيرة والتي تتكون من عدة صفحات، لا يتم وضع صفحة عنوان له، ولكن توضع البيانات في الصفحة الأولى -أعلاها-، لأنه ليس هناك داعي لوضع صفة كاملة لتقرير يتكون من عدة صفحات، لكن محتويات صفحة العنوان لا بد من وجودها في التقرير، سواء كان لها صفحة مخصصة كالتقارير الكبيرة، أو وضعها في أعلى الصفحة الأولي كالتقارير اليومية القصيرة.

ملخص التقرير

كما هو معروف فإنّ التلخيص يوجز ما يحتويه التقرير بشكلٍ مختصر، وأهمية ملخص التقرير تكون في أنّه يُعلم الذي يقرأ التلخيص، إذا كان بحاجة لأن يقرأه أم لا، وهذا التلخيص يعطي القارئ المعلومات الهامة جداً في التقرير، وذلك مثل: المواعيد التي استقبلتها الشركة، وكذلك النتائج التي توصلت إليها، والتوصيات التي تأكد عليها، وغيرها من الأمور، لذا فهذه المعلومات تكفيه عن قراءة التقرير كله، والأفضل وضع الملخص في صفحة العنوان، وذلك إذا كان قصيراً، لأنه يساعد على مطالعته بشكلٍ عاجل، لكن إذا كان التقرير كبير، يفضل وضع الملخص في الصفحة التي تلي صفحة العنوان مباشرة، لكن يقوم البعض بوضعه في صفحة المحتويات قبل المقدمة، وكما ذكرنا أنه من الأفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان، وذلك حتى لا يقوم القارئ بالبحث عن الملخص وتقليب صفحات المقدمة والقوائم حتى يصل إليه.

أنواع الملخص:

النوع الأول، الملخص المعلوماتي: وهو الملخص العام والذي تكلمت علنه في جزء أهمية الملخص.

أما النوع الثاني، فهو الملخص الوصفي: وهو الملخص الذي يقوم بإعطاء نبذة سريعة عن محتويات التقرير، لكنه لا يتطرق إلى التقرير نفسه، ولا إلى ما توصل من نتائج، لكن التلخيص المعلوماتي يستخدم أكثر من الوصفي، وقد تجد بعض الكتب والمجلات البحثية والعلمية تستخدم التلخيص الوصفي.

المحتويات

عبارة عن جدول يوضح أرقام الصفحات التي يتضمنها كل جزء من أجزاء التقرير، وهذا يعمل على تسهيل الوصول إلى الأجزاء المعينة بشكلٍ مباشر، وكذلك يوضح جدول المحتويات الأجزاء الرئيسة والمختلفة لقارئ التقرير، ويضم جدول المحتويات أسماء الفصول أو الأقسام كما هي موجودة داخل التقرير يجب عليك اتباع طريقة واضحة في عرض الأقسام الفرعية في جدول المحتويات، ومن البديهي عدم استخدام جدول المحتويات في التقارير الإدارية القصيرة، لأن تصفح التقرير 

كيف يتم كتابة التقرير

كيف يتم كتابة التقرير

كيف يتم كتابة التقرير

كتابة التقارير من الأمور التي تحدث يومياً في العديد من الأعمال ، و تكون التقارير في العمل موجهة للرؤساء للإطلاع على مجهود المرؤوسين و كيفية إدارة العمل ، أ تكون موجهة للجهات الرقابية التي تشرف على سير الأعمال ، أو تكون رصد نهائي لأعمال فترة محددة قد تكون نصف سنة أو سنة مالية .

و هناك أنواع أخرى من التقارير غير تقارير العمل ، منها التقارير التي تتم كتابتها في المراحل المختلفة من الدارسة و يستلمها المعلمون من أجل تقييم الطلاب و الإطلاع على مجهوداتهم و مدى نشاطهم و نجاحهم في عملية المشاركة ، او التقارير الإخبارية التي ترصد أوضاع مناطق معينة في فتراتها الهامة ، و يتم إرسال تلك التقارير إلى وكالات الأنباء أو الصحف من أجل تداولها و إطلاع العامة عليها ، بالإضافة غلى التقارير التي تنشرها الجهات الحكومية و غير الحكومية عن الأوضاع التي مرت بها الباد في شتى المجالات ، و تكون تقارير اقتصادية أو عن حقوق الإنسان أو تقارير التنمية الصناعية و الزراعية . فضلا عن التقارير الدولية التي تصدرها المنظمات الدولية في مختلف المجالات .

هذا الإستعراض السريع لأغلب أنواع التقارير كان لابد منه للإشارة إلى ان كل تلك التقارير تختلف طرق كتابتها في العديد من النواحي ، و لكنها رغم ذلك تجتمع في العديد من النقاط ، و هو ما ستنورده هنا من أجل معرفة الأساسيات في كتابة التقارير إن طلبت في أي موقع، و أول الطرق إلى كتابة تقرير ناجح هو معرفة الغرض من كتابة التقرير و تحديد الجهة التي سيتسلمها التقرير من أجل تحديد طريقة العرض التي ستتبعها ، و بعد ذلك و بناءً على النقطة الأولى نقوم بجمع المعلومات التي سنوردها في التقرير و ننحي معلومات أخرى ليس لها موضع في التقرير المطلوب جانباً ، مع التأكد من إمكانية وضع صور توضيحية أو رسوم بيانية في التقرير ، و ذلك بحسب الحدجهة التي يتم تقديم التقرير إليها ، كذلك فإن العديد من التقارير خاصة الرسمية منها و المقدمة إلى جهات تعليمية تستدعي ذكر المصادر التي استقى منها كاتب التقرير معلوماته ، و إن كان قد استخدم لقاءات شفهية أو استطلاعات رأي . و بعد ذلك تتم صياغة التقرير بشكل واضح و بلغة سلسة و مراجعته مراجعة نهائية ، و يتم كتابة نبذة مختصرة في النهاية عن ما ورد في التقرير و أهم النتائج التي توصل إليها التقرير .

كيفية كتابة تقرير

 

إدارة الأعمال معايير خدمة العملاء

إدارة الأعمال معايير خدمة العملاء 

محتويات ١ خدمة العملاء ٢ معايير خدمة العملاء ٢.١ جودة المنتج ٢.٢ طبيعة العملاء ٢.٣ طبيعة الموظف ٢.٤ الرد على الاستفسارات ٢.٥ الالتزام ٢.٦ حل مشكلات العملاء ٢.٧ إشراك العميل في العمليات خدمة العملاء تعتبر خدمة العملاء أو الزبائن (Costumer Service) واحدة من أهم الجوانب التي تعنى بها منظمات العمل المختلفة، وخاصة الإنتاجية منها، سواء على مستوى الإنتاجي الخدماتي أو السلعي، حيث يشكل العمل العنصر الأهم والأبرز في سير عمل المنظمات والعمليات الإنتاجية، كونه العنصر الاستهلاكي للمخرجات التي تقدمها هذه المنظمات، ويعتبر المصدر الرئيسي لتحقيق الأرباح عن طريق دوره في تعظيم المبيعات، وزيادة حجمها عن طريق زيادة الطلب، لذلك يقع على عاتق المنظمات المختلفة اتباع العديد من القواعد والأسس التي تحقق رضا الزبائن، وتزيد استقطاب العملاء الجدد، مما ينعكس بصورة جيدة جداً على تطور وتقدم المنظمة، ونظراً لأهمية هذا الجانب اخترنا أن نستعرض أبرز المعايير الخاصة بخدمة العملاء. معايير خدمة العملاء جودة المنتج جودة المنتج هي جودة السلع والخدمات التي تقدمها المنظمة، وتطرحها للعميل، حيث يجب دراسة احتياجاته ومتطلباته، وتقديم خدمات وتصنيع منتجات سلعية مطابقة للمواصفات المطلوبة، والتي تحقق هذه المتطلبات، وتحقق بالتالي رضا الزبائن، وتكسب ولائهم. طبيعة العملاء يجب اختيار الطريقة المناسبة للتعامل مع العميل بناءً على طبيعته، وشخصيته، واحتياجاته، وموقعه في المنظمة، حيث تلعب المتغيرات الثقافية والاجتماعية والاقتصادية دوراً كبيراً في تحديد طبيعة العلاقة والتعامل مع العميل. طبيعة الموظف وهنا نتحدث عن طبيعة الموظف الذي يقدم الخدمة للعملاء، حيث يجب أن يكون على مستوى من الخبرة والثقافة والمعرفة في المجال، وذلك من منطلق أنّ الجانب الثقافي والمستوى التعليمي يؤثران بشكل كبير على أسلوبه في التعامل مع العملاء. الرد على الاستفسارات القدرة على الرد على كافة الاستفسارات التي يطرحها العملاء على الموظف، على أن تكون الإجابات شاملة، وكاملة، وصادقة، وبعيدة كل البعد عن الكذب. الالتزام يكون الالتزام من خلال الالتزام بالوعود التي تقطعها المنظمة مع العميل، وتسليمه الخدمات والمنتجات في الأوقات المحددة لذلك دون أي تأخير، وتبعاً للمواصفات المتفق عليها مسبقاً، وضمن المبلغ المحدد لذلك، حيث يؤثر ذلك بشكل كبير على ثقة العملاء بالمنظمة، وعلى سمعتها في السوق. حل مشكلات العملاء حل مشكلات العملاء يكون من خلال الإنصات إلى شكاوي ومشاكل العملاء، والحرص على تعديل كافة الأخطاء والانحرافات، وتقويمها بالأسلوب الأمثل، لضمان عدم خسارة العميل. إشراك العميل في العمليات إشراك العميل في العمليات هو عدم عزل العميل عن العمليات والأنشطة التي تقوم بها المنظمة، وخاصة تلك التي تتعلق بشكل وثيق بالخدمة أو المنتج الذي يستهلكه، ويدفع مبلغاً من المال مقابل ذلك. مفهوم التميز في خدمة العملاء

ادارة الأعمال شرح عناصر تقويم الأداء الوظيفي

ادارة الأعمال شرح عناصر تقويم الأداء الوظيفي

ادارة الأعمال شرح عناصر تقويم الأداء الوظيفي

محتويات

١ تقويم الأداء الوظيفي

١.١ شرح عناصر تقويم الأداء الوظيفي

١.٢ مراحل تقويم الأداء الوظيفي

١.٣ أهمية تقويم الأداء الوظيفي

١.٤ أسس تقويم الأداء الوظيفي

تقويم الأداء الوظيفي

يُشير مفهوم تقويم الأداء الوظيفي أو كما يُطلق عليه في الإنجليزية (Performance Appraisal Concept) إلى تلك العملية الإدارية الشاملة التي تهدف بصورة مباشرة إلى الإصلاح، والتطوير، والتنمية، والنهوض بالأداء الوظيفي، بناءً على النتائج التي تقدمها عملية التقييم الشامل لهذا الأداء، وذلك بهدف الانتقال من واقع إلى واقع أفضل منه، من خلال التعامل مع الثغرات ومواطن الضعف المتعددة، والتغلب عليها، وذلك ابتداءً من تحديد المستويات الأدائية التي يتمّ توقعها، وصولاً إلى مراحل تطوير الأداء، وسنذكر فيما يأتي أبرز العناصر التي يضمها جانب تقويم الأداء الوظيفي.

شرح عناصر تقويم الأداء الوظيفي

العناصر الإدارية: تضم توزيع المهام والوظائف، وتحديد الترقيات، والتنقلات الوظيفية، وبنود الفصل، ونهاية الخدمة، وآلية وضع العلاوات السنوية، وغيرها من المكافآت، بما في ذلك المكافآت التحفيزية، ووضع قوانين الالتزام والانضباط.

العناصر التطويرية: تتمثّل في تحديد كل من مواطن القوة والضعف، ووضع خطط التطوير والتنمية، وكذلك خطط المسار الوظيفي، ورصد كافة الاحتياجات التدريبية للنهوض بالعمل لاحقاً.

البحث العلمي: يشمل دراسة الاستقطاب، والاختيار والتعيين، ووضع الأنظمة الخاصة بالرواتب والأجور، وتقويم البرامج التدريبية التي تمّ وضعها.

مراحل تقويم الأداء الوظيفي

تحديد الهدف من التقويم.

تحديد آلية التقويم.

وضع مقاييس لتقويم الأداء.

تصميم كافة النماذج الخاصة بالتقويم.

اختيار الفترة الزمنية المحددة لإجراء التقويم.

تقديم التغذية الراجعة.

توظيف نتائج التقويم.

أهمية تقويم الأداء الوظيفي

يعد تقويم الأداء من المراحل المحورية في العمل، حيث تبرز أهميته في:

تطوير الأداء العام للعاملين.

زيادة تحمل المسؤولية.

رفع كفاءة الفاعلية التنظيمية.

ضمان تحقيق الموضوعية وعدم التحيز في القرارات الصادرة عن دوائر الموارد البشرية.

أسس تقويم الأداء الوظيفي

يقوم تقويم الأداء الفعال على مجموعة من الأسس، التي يتمثّل أبرزها في:

وجود معايير موضوعية للتقويم.

الفهم الصحيح للتقويم، حيث إنه ليس ترصداً للثغرات.

تحديد معايير التقويم.

توفر المعلومات الكافية لذلك.

المشاركة في عملية التقويم.

يجدر ذكر أنّ عملية التقويم تنعكس نتائجها بصورة مباشرة على تحقيق كافة الأهداف الموضوعة، كونها تعالج كافة الأخطاء التي تحول دون تحقيق هذه الأخطاء، وأنّ هناك فرق شاسع بين كل من التقييم والتقويم، يتمثّل في أنّ الأخير هو مرحلة لاحقة لعملية تحديد مستويات الأداء.

يجدر ذكر أنّ هناك فرق واضح بين كل من عملية التقييم والتقويم، حيث تسبق الأولى الثانية، وتُشير إلى مقارنة النتائج الفعلية مع النتائج المطلوبة والمخطط لها مسبقاً، أما التقويم فيشير كما ذكرنا سابقاً إلى تصحيح وتصويب الأخطاء

ادارة الاعمال مراحل عملية التسويق

ادارة الاعمال مراحل عملية التسويق

محتويات

١ التسويق

٢ مراحل عملية التسويق

٢.١ مرحلة البحث والتخطيط

٢.٢ مرحلة تطوير المنتجات

٢.٣ مرحلة التسعير

٢.٤ مرحلة قنوات التوزيع

٢.٥ مرحلة العلاقات التسويقية

التسويق

التسويق هو عبارة عن مجموعة من العمليات أو الأنشطة التي تكتشف رغبات العملاء، وتطور مجموعة من المنتجات، أو الخدمات التي تشبع رغباتهم وتحقق الربح للمؤسسة خلال فترة مناسبة، وتعتبر عملية التسويق من أهم الأدوات التي تستخدمها الشركات المختلفة من أجل بيع منتجها في السوق، وتضمن رضا الزبون في الدرجة الأولى عن منتجها، لذلك خصصت الشركة طاقم مسؤول عن عملية التسويق، ويكون هذا الطاقم مدرب على درجة عالية جداً من التدريب والكفاءة، وفي هذا المقال سنقدم أهم المراحل التي تمر بها العملية التسويقية.

مراحل عملية التسويق

مرحلة البحث والتخطيط

تسمى هذه المرحلة بأبحاث السوق ويتم فيها تحديد رغبات، وحاجات، وسلوك، وردود أفعال المستهلكين المتوقعين من خلال دراسة السوق التي يجريها أصحاب الشركات، فيصبحون على دراية بالأوضاع التي تجري بالسوق، وكذلك معرفة وضع المنتجات المنافسة وأسعارها، ومعرفة مدى رضى العملاء عنها، وسياسة التسعير المختلفة للعديد من المنتجات، حيث يتم استخدام الطرق الاستقصائية المباشرة بإجراء العينة على فئة من الجهور، ويعرف من خلالها كلّ من المنافسين في السوق، والمنتجات التي يقدمونها.

مرحلة تطوير المنتجات

تعتبر من مراحل عملية التسويق حيث تطور الشركة المنتجات بعد تحديد رغبات المستهلكين، أو تطور الخدمات التي تقدمها من أجل تلبية رغبات المستهلكين والعملاء والزبائن، وعندما تحصل على نتائج الدراسة التي أجرتها حول السوق تطور عملية المنتج الذي يخدم متطلبات المستهلكين والسوق، كما أنّها تتابع ردة فعل طرح المنتج في السوق، وتستطيع الشركة تقديم بدائل مختلفة للمنتج الذي تضعه في صورة مختلفة بناءً على مخرجات التغذية العكسية عن مدى قبول المنتج في السوق، بالإضافة إلى تحديد استراتيجية الشركة في التعامل مع وسائل الإعلام والترويج لمنتجها.

مرحلة التسعير

تعد مرحلة التسعير من أهم مراحل عملية التسويق، إذ تحدد فيها قيمة المنتج المباع في السوق بصورة متوازنة، حيث يحقق ربح للشركة، وفي المقابل يحقق رضا الزبون، أو المستهلك، حيث تعتمد هذه السياسة على مرحلة أبحاث السوق وكذلك مخرجات السوق من أجل التخفيف قدر الإمكان من الأخطاء والتوقعات ما أمكن ذلك، كما أنّ مسألة التوفيق بين مصلحة الشركة، ورضا الزبون في عملية التسعير تمثل تحدياً لدى العديد من الشركات التجارية.

مرحلة قنوات التوزيع

تعتمد هذه المرحلة على تنظيم عملية توزيع المنتج من خلال الوسطاء التجاريين، ومن الممكن عن طريق الشركة نفسها مباشرة، بحيث يتم توصيل المنتج، أو الخدمة في الوقت المناسب، وبالسعر المناسب، وبالشكل المناسب.

مرحلة العلاقات التسويقية

تسعى الشركة دائماً للحفاظ على علاقات طيبة لها مع كافة العملاء، والمستهليكين، من أجل أن تؤثر في أفكارهم واتجاهاتهم، وكسبهم لصالحها، من خلال حرصها على أخذ فكرة إيجابية عنها عن طريق وسائل الإعلام المختلفة، وضمان تحقيق الرضا لديهم عن منتجات الشركة من أجل قبولها وشرائها، وفي هذه المرحلة يتم الاستماع إلى آراء العملاء والاستفادة منها في تطوير المنتجات.

مراحل تطور التسويق

الادارة والمدراء الجزء الثاني Management & Managers

الادارة والمدراء الجزء الثاني
Management &  Managers

الهيكل الاداري

مهام او ادوار صناعي القرارات Decisional Roles 

الادوار مرتبط مع  الطرق التي يستخدم فيها المدراء موارد الشركة وفي الخطط الاستراتيجية وهي:-

1.  المتعهد او رجل الاعمال Entrepreneur :- وهو شخص يدير او ينظم الاعمال واحيانا يعرف بالمبادر فهو من يبادر في بدء المشاريع الجديدة ويستثمر الموارد.
2. مدير المخاطر Disturbance handler  :- معالج المشاكل وهو المسؤال عن معالجة وادارة الازمات والمشاكل الغير متوقعة.
3. مدير الموارد Resources Allocator:-  مخصص الموارد هو شخص يقوم بحصر الموارد وتوزيعها ما بين الاقسام ويقوم باعداد الميزانية الخاصة بالمدراء الاقل رتبة.
4. المفاوض Negotiator:- هو شخص مسؤل عن التواصل لتفهمات وحلول بين المدراء و النقابات, الزبائن, اصحاب  المصلحة.

مهام أو أدوار شخصية Interpersonal Roles

 هي ادوار تجعل المدراء قادرين على الاشراف وتوجيه الافراد والمنظمة ككل وهي شبيه بالمهارات الشخصية.

1. التصور Figurehead: وهي مقدرة المدير على تصور مهمة المنظمة وما هو المراد انجازه.
2. القيادية Leader:- وهي مقدرة المدير على العمل قائد وليس اّمر من خلال التدريب, الاستشارة, ومراقبة اداءالموظفين.
3. الاتصال Liaison:- مهارات التواصل وهي مقدرة المدير على ربط الافراد والمنظمة مع بعضهم وتنسيقيهم وكذلك داخل وخارج المنظمة.

مهام او ادوار معلوماتية Informational Roles

هي الأدوار المرتبطة بالمهام اللازمة للحصول على ونقل المعلومات في عملية إدارة المنظمة.

1. المراقب Monitor:- دور المدير المراقبة لتحليل المعلومات من داخل وخارج البيئة.
2. الناشر  Disseminator:- في هذا الدور يقوم المدير بنقل المعلومات للتأثير على مواقف وسلوك الموظفين.
3. المتحدث باسم Spokesperson:- استخدام المعلومات للتأثير إيجابياعلى الناس من خلال استجابة المنظمة في طريقة الدخول والخروج.

مستويات الادارة او الهيكل التنظيمي Level of Management

تعرف مستويات  الادارة بالهرم الاداراي او سلسلة الاوامر وهي من اعلى الى اسفل Top To Down حيث يكون القرار السيادي لمن هو الاعلى  وهي عكس سلسلة التقرير هي تصدر القرارات لاعلام من اهم اعلى بالمستجدات وهي تبدا من اسفل الى اعلى Bottom to TOP ومستوياتها كالتالي:-

1. المدراء التنفيذيين CEO
2. كبار المدراء Top Manager يعرفوا بمدراء الطبقة العليا.
3. المدراء التقنيين Medial Managers يعرفوا بمدراء الطبقة الوسطى.
4. المدراء التشغليين First Line Managers. يعرفوا  بمدراء الطبقة الدنيا او الاولى.

أماكن المدراء

الادارة Department

الادارة عبارة عن مجموعة من المدراء الاشخاص يعملون  في نفس المجال ويمتلكون نفس المهارات ويستخدمون نفس الادوات. فمثالا إدارة المحاسبة كل موظفيها لهم علاقة بالمحاسبة بعكس أدارة تكنولوجيا المعلومات التي موظفيها لهم علاقة بتكنولوجيا المعلومات.

المستويات الادارية 

1. مدراء الخط الاول او بما يعرفوا بمدراء التشغيل:- مهمة هذا النوع هو الاشراف على الموظفين الغير مدراء وهم الموظفين الذين يقومون باعمال المنظمة اليومية او الروتنية. فمهمت المدراء هي تشغيل الموسسة وتتم بالاشراف على الاشغال التي يقوم بها  الموظفين الغير مدراء.
2. مدراء الطبقة الوسطى او المدراء التقنيين:- مهمتهم الاشراف على مدراء الخط الاول وكذلك صقل مهارات الموظفين وتوزيع الموارد من اجل انجاز افضل لمهمات واهداف المنظمة ومهم مرتبطون بالخطط التكتيكية.
3. مدراء الطبقة العليا  اومدراء تخطيط المدى البعيد:- مهمتهم الاشراف على مدراء الطبقة الوسطى. وايضا المسئوولية عن اداء كافة الادارات.  ينشأوا اهداف المنظمة. وتقرير كيفية ان تنبغي للادارات ان تتفاعل مع بعضها البعض وهؤلاء المدراء هم المسئوولون عن نجاح او فشل المنظمة.
4. المدير التفيذي CEO من Chief Executive Officer: وهو  اكبر مدير في الشركة ولديه السلطة المطلقة ويندرج تحت امرته مدراء الطبقة العليا " ملاحظة مدراء الطبقة العليا يمكن ان يكونوا مدراء تنفيذيين ولكن في مجال محدد وليس على كافة المنظمة" كحال المدير التنفيذي ومحور اهتمامه توزيع المهمات على رؤساء الادرات كبار المدراء وهو من يتخذ القرارات الهامة ويضع الخطط الاستراتيجية التي تعتمد عليها المنظمة في نجاحها.

علاقة الوقت والوظائف الادارية الاربعة مع  مستوى المدير

1. كبار المدراء يكون الوقت في  التخطيط >التنظيم >القيادة> التحكم.
2. مدراء الطبقة الوسطى يكون الوقت  في التنظيم > التخطيط> القيادة>التحكم.
3. مدراء الطبقة الاولى يكون الوقت في  القيادة> التنظيم>التخطيط> التحكم.

المهارات الادارية  Managerial Skills

1. مهارات مفهومية Conceptual Skills :- وهي القدرة على التحليل وتشخيص المواقف وتمييز بين السبب والتأثير.
2. مهارات بشرية Human Skills:-  وهل القدرة على فهم وتنبية وقيادة والتحكم في سلوك الافراد.
3. مهارات تقنية Technical Skills:- المهارات الوظيفية المحددة المطلوبة لأداء نوع معين من العمل أو المهنة على مستوى عال.

علاقةالمهارات  مع  مستوى المدير

1. كبار المدراء تكون لديهم مهارات المفهومية >البشرية >التقنية.
2. مدراء الطبقة الوسطى تكون لديهم مهارات البشرية > المفهومية> التقنية.
3. مدراء الطبقة الاولى تكون لديهم مهارات  البشرية> التقنية>المفهومية.

الكفاءات الاساسية Core Competency

عبارة عن مجموعة خاصة من المهارات الادارية والقدرات والمعرفة  والخبرات التي لمنظمة واحدة ان تتفوق على منافسيها.

إعادة الهيكلة Restructuring

تتضمن تبسيط وتقليص القوى العاملة من اجل  خفض تكاليف التشغل. التقليص يتم عن طريق استبعاد الموظفين الاقل كفاءة او انتاجية.

وينطوي عنها انها تقلل معنويات الموظفيين.

الموارد الخارجية Outsourcing

هي استعانة شركة بشركة معينة لاداء خدمة تحتاجها فمثلا الشركة تحتاج لبناء موقع ويب لها فبدلا من توظيف موظفيين ليقوم بذلك تستعين بشركة برمجيات للقيام بذلك حيث ان تكلفة بناء موقع الشركة بنفسها تكون مرتفعة ولذلك هي تستعين بمورد خارجي لتقليل التكلفة. فاالموارد الخارجية تزيد من كفاءة الشركة بتقليل تكاليف التشغيل.

التمكين Empowerment

التمكين هو اعطاء الموظفين الغير مدراء المزيد من الصلاحيات للتصرف بحكمة ومسئولية دون انتظار رد المدراء في حال حدوث طاريء وهذا يزيد من الكفاءة والفعالية للموظفين ويعزز قدرتهم كما انهم يتحملون مسئوولية افعالهم.

الفريق المدار ذاتيا Self-managed teams

عبارة عن مجموعة من الموظفين ليس لهم مدير ولكن يقومون بالاتفاق وتوزيع الصلاحيات ما بينهم وكذلك المهمات وفيصبح كانه فريق مدار من اجل الحصول على نتيجة اعلى عند العمل كفريق واحد.

تحميل كتاب الدرس الاول الادارة والمدراء

========================================================================

>>السابق المدراء والادارة الجزء الاول>>

=================================================================================

For Follow Me 

Twitter: @aalmahallawi

facebook: SEO Business Marketing

Arabian SEO Expert:by +Ahmed Almahallawi 

IT Help Desk,SAP

SEO Expert ,PHP,C#,ASPX,System Analyst.

Al alami st

gaza -jabalia, Gaza Strip

Palestine

الادارة والمدراء Managers & Managing

الادارة والمدراء
Managers & Managing

مهام الادارة الاساسية

الاهداف التعليمية لهذا الدرس:-

• ماهي الادارة؟.
• لماذا الادارة مهمة جدا؟.
• ما هي  وظيفة المدراء؟.
• كيف يستخدم المدراء موارد المنظمة بكفاءة وفعالية لانجاز اهداف المنظمة؟.
• التمييز بين التخطيط والتنظيم والقيادة والتحكم (مبادىء الاساسية الاربعة لادارة المهمات).
• شرح كيف يعالج المدراء كل واحدة تؤثر على اداء المنظمة؟.
• التفرق بين مستويات الادارة الثلاثة وفهم مهمات ومسئوليات المدراء على المستويات المختلفة في الهرم التنظيمي للمنظمة؟.
• التمييز بين المهارات الادارية الثلاثة وشرح كيف يوزع المدراء حسب الادارات لانجاز المهمات بفعالية وكفاءة؟.
• مناقشة بعض التغييرات الرئيسية في الممارسات الإدارية التي حدثت اليوم نتيجة العولمة واستخدام تكنولوجيا المعلومات المتقدمة.
• مناقشة التحديات الرئيسية التي يواجها المدراء في البيئة العالمية التنافسية التي تزداد بشكل يومي.

من هم المدراء Who is Managers؟

كل المدراء يعملوا في منظمات Organization.  المدراء هم الاشخاص المسئولون عن الاشراف على استخدام موارد المنظمة (المؤسسة) لتحقيق اهدافها.

ماهي المنظمات (المؤسسات) Organizations؟

عبارة عن مجموعة من الناس يعملون معا وينسقون افعالهم لانجاز مجموعة عريضة من الاهداف.

ماهي الادارة What is  Management؟

الادارة هي التخطيط والتنظيم والقيادة والتحكم في الموارد البشرية والموارد الاخرى لانجاز اهداف الموسسة بفعالية وكفاءة. 

الموارد تتضمن الاشخاص, المهارات, والخبراء, الالات, والمواد الاولية, والحواسيب, وتكنولوجيا المعلومات, وبراءات الاختراع، رأس المال، والزبائن الاوفياء والموظفين.

الاداء التنظيمي Organizational Performance

مقياس كيف يستخدم المدراء موارد المؤسسة بفعالية وكفاءة  عالية لاشباع رغبات الزبائن وتحقيق اهداف المؤسسة.

جدول الكفاءة الفعالية

الفعالية Effectiveness	الكفاءة Efficiency
		عالية High	منخفض Low
	عالية High	-          المدراء يختارون الاهداف الصحيحة لتعقب وتطبيق جيد لاستخدامات الموارد لإنجاز الاهداف. -          الناتج : منتج يرغب فيه الزبائن ويكون عالي الجودة وسعر معقول.	-          المدراء يختارون الاهداف الصحيحة ولكن يقومون بوظائف ضعيفة عند استخدام الموارد لتحقيق الاهداف. -          الناتج: منتج يرغب فيه الزبائن  ولكن سعره غالي بعيد المتناول.
	منخفض Low	-          المدراء يختاروا الاهداف الغير مناسبة ولكن يصنع  استخدام جيد للموارد لتعقب هذه الموارد. -          الناتج منتج عالي الجودة ولكن الزبائن لا يرغبون فيه.	-          المدراء يختاروا الاهداف الغير مناسبة ويصنعوا استخدام ضعيف للموارد. -          الناتج منتج سيء الجودة ولا يرغب فيه الزبون.

الكفاءة Efficiency

هو قياس مدى نجاح أو كيفية استخدام الموارد الإنتاجية لتحقيق الاهداف ( المقياس الامثل لكيفية استخدام الموارد لتحقيق الاهداف).

الفعالية Effectiveness

هو قياس مدى ملاءمة أهداف المنظمة  التي تسعى للتحقيقها ودرجة تحقيقها.

لماذا ندرس الادارة ؟

1. زيادة الفعالية والكفاءة التي تستخدم الموارد الناذرة التي تجعل موارد المنظمات اكثر علاقة مع رفاه وازدهار الناس في ذلك المجتمع
2. مساعدة الناس للتعامل مع مدراءهم وزملاءهم في العمل.
3. فتح  طريق لوظائف ذات راتب  جيد ووظيفة يرضى عنها الموظف.

مهمات الادارة Managerial Tasks

مهمات الادارة على كافة مستويات المنظمة هي اربع مهمات اساسية وهي :

1. التخطيط Planning.
2. التنظيم Organizing.
3. القيادة Leading.
4. التحكم Controlling.

مهمات الادارة Managerial Tasks

ماهو التخطيط Planning؟

التخطيط هو عملية تحديد واختيار اهداف المنظمة الملائمة وسلسلة الافعال للازمة.

خطوات عملية التخطيط

1. تحديد اهداف المنظمة اللازمة تعقبها.
2. اتخاذ قرار بشأن سلسلة الافعال للازمة لتحقيق هذه الاهداف.
3. اتخاذ قرار بكيفية حصر موارد المنظمة.
4. التخطيط عملية صعبة ومعقدة.
5. الاستراتيجية المعتمدة غالبا ما تكون غير واضحة مباشرة.
6. تتم تحت الشك.

ماهو التنظيم Organizing؟

هي مهمات المدراء التييجب ان ينجزوها لتكون بنية عمل ذات علاقة تسمح بتفاعل بين اعضاء المنظمة للتعاون لتحقيق اهداف المنظمة.

• عبارة عن تجميع  الناس للمشاركة في الادارات وفقا لنوع الوظيفة المحددة لكل  مجموعة من الناس لانجازه فالمحاسبين يتم تجميعهم في ادارة المحاسبة.
• المدراء يضعون الخطوط للصلاحيات والمسؤوليات.
• يقررون كيفية تنسيق موارد المنظمة.

الهيكل التنظيمي

 النظام الرسمي للمهمة وعلاقات التقرير التي تحتاج للتنسيق وتحفيز الاعضاء بحيث يعملوا معا لانجاز اهداف المنظمة

ملاحظة علاقات التقرير هي ان الموظفين في الهرم  الاداري يقدم تقريرالى الاعلى فمثلا الموظفين الغير مدراء يقدموا تقارير لمدراء الصف الاول ( المشرفين او القادة) ومدراء الصف الاول يقدموا التقارير لمدراء الطبقة الوسطى وهكذا فهذا هو علاقات التقرير من اسفل الى اعلى عكس سلسلة الاوامر التي تصدر من الادارة العليا الى اسفل.

القيادة Leading

بلورة واضحة للرؤية التنظيمية لاعضاء المنظمة لاكمال وتحفيز وتنشيط وتمكين الموظفين بحيث كل فرد يفهم دوره الذي يلعبه لانجاز اهداف المنظمة.

• القيادة تنطوي على استخدام القوة والشخصية والتاثير والاقناع ومهارات الاتصال.
• نتائج القيادة التحفيز العالي وعاملة ملتزمة.

التحكم Controlling

مهمة المدراء هي تقييم مدى تحقق اهداف المنظمة واتخاذ الاجراءات الصحيحة للازمة للحفاظ على الاداء اوتحسينه.

ونتائج عملية التحكم هي القدرة على قياس الاداء بفعالية وتنظيم الفعالية والكفاءة التنظيمة.

==================================================================

For Follow Me 

Twitter: @aalmahallawi

facebook: SEO Business Marketing

Arabian SEO Expert:by +Ahmed Almahallawi 

IT Help Desk,SAP

SEO Expert ,PHP,C#,ASPX,System Analyst.

Al alami st

gaza -jabalia, Gaza Strip

Palestine