بدء وتعريف المشروع
Project Identification & Initiation
مقدمة :-
من أين تأتي أفكار المشروع. يتم تعريف المشروع عندما شخص ما في المنظمة يعرف حاجة أعمالBusiness need على سبيل المثال عندما تكون هناك حاجة أعمال لدعم حملات التسويق Marketing الجديدة للوصول لمستهلك Customer جديد تحسين التفاعل مع المزودين Suppliers أو ظهور منافسين جدد أو مستويات ضعيفة لخدمة الزبائن. أو ظهور
تكنولوجيا جديدة يمكن ان تعزز المنافسة مثل ظهور السحابة الالكترونية أو المحوسبة Cloud Computing يعرف الشركات أو المؤسسات التي تبادر أولاباستخدام التقنيات الحديث ب المبادر الاول First Mover وهذا يجعلها في طليعة المنافسين بينما تأتي الشركات الاخرى في ذيل التطور التكنولوجي.
لماذا نطور النظام Why Develop System ؟
الدراسة الاولية وجود مشاكل , فرص , قيود ,توفر الموارد التي تتطلبقرار من سلسة الافعال وهي
- تعزيز النظام الحالي.
- تطوير نظام معلوماتي جديد.
- النظام الحالي لا يفعل شيء بل يراكم الاعمال.
اليوم توجد العديد من مشاريع نظم المعلومات. بدأت تنمو نحو إدارة عملية الاعمال أو إدارة العملية التجارية
إدارة عملية الاعمال Business Process Management
وتختصر بي BPM. منهجية إدارة عملية الاعمال تستخدم بواسطة المنظمات باستمرار لتحسين عملية الاعمال من الطرف الى الطرف End-to-End Business Process يمكن استخدام إدارة عملية الاعمال مع عمليات المنظمة الداخلية أو تدويرها مع عمليات أعمال الشركاء. من خلال دراسة وتحسين عمليات الاعمال Business Processes التابعة للمنظمة فأن المنظمة يمكن لأن تنجز العديد من المنافع
منافع إدارة عمليات الأعمال BPM
· تعزز العمليات الذكية Process Agility مما يعطى الشركة للتكيف بسرعة وفاعلية مع تغيرات بيئة الأعمال.
· تحسن انتظام العمليات Process alignment مع الصناعة مما يعطى تطبيق أفضل Best Practices.
· زيادة كفاءات العمليات Process Efficiencies مثل تعريف التكلفة واستبعادها من تدفق العمليات.
شكل 1.8 إدارة عمليات الإعمال BPM
محلل الأعمال من خلال معرفته العميقة للأعمال يلعب دورة بارز في إدارة العمليات التجارية BPM
أدوار محلل الإعمال Business Analyst
1. تعريف ورسم المخططات لإجراءات الاعمال Business Process.
2. إنشاء طرق تحسن من خطوات العمليات التي تضيف قيمة.
3. إيجاد طرق تستبعد العمليات التي لا تضيف قيمة.
4. إنشاء أو تعديل إلكتروني للتدفقات الت تتطابق مع المخططات التي تحسن العمليات.
الخطوة الاخيرة هي موضوع مناقشتنا هنا فهي تعمل أتممه للأعمال والتي تعرف أتممت عمليات الأعمال Business Process
Automation فهي أساس أنظمة تكنولوجيا المعلومات. في هذه المواقف يتم استخدام مكونات التكنولوجيا Technology
Components أو البديل عن إجراءات إدارة العمليات اليدوية بغرض اكتساب فعالية التكلفة. ممارسي إدارة عمليات الأعمال BPM يميزون بأنه ليس من المستحسن إجراء تعديل بسيط بإضافة الأتممه لتسريع العمليات الموجودة. تحسين عمليات الاعمال ينتج من دراسة عمليات الاعمال وتكوين عمليات جديدة وإعادة تصميم العمليات لتحسين تدفقات العمليات. أو استخدام تكنولوجيا جديدة لتفعيل تركيب عملية جديدة. مثل بان الزبون يمكنه الشراء
والدفع من خلال الموبيل بينما الكاتب Clerk فقط يراجع محتوى سلة التسوق للزبون.
إعادة هندسة عملية الأعمال BPR Business Process Reengineering
تعنى تغير أساسيات الطرق التي تتعامل بها المنظمة مع الطرق الحالية التي تقوم بالأعمال وعمل تغير كبير أو جذري Major
وذلك للاستفادة من الافكار الجديدة والتكنولوجيا الجديدة. ال BPRتتشارك المخاطر الاساسية نتيجة التغير
الكافي في نتائج التشغيل والتنظيم. كبار المدراء Top Managers يدعمون بحذر شديد عند إعادة الهندسة أو التغير. كلا من تكنولوجيي المعلومات و أشخاص الاعمال يجب ان يعملوا معا لإيجاد طرق للتكنولوجيا التيتدعم احتياجات العمل.
حجم أو إطار المشروع Project Scope
يحدد نوع الراعي الذي سيشارك بناء النظام .في المؤسسات الصغيرة عادة ما يكون الراعي مدير واحد. بينما في
المؤسسات الكبيرة يكون كافة كبار المدراء Senior Managers المعروفين بالمدراء التنفيذين Chief Executive Officer ويختصر بي CEO .
إطار المشروع Project Scope هي الوظائف والانشطة التي ستطور أو يتم إعادة تطويرها. إدارة إطار ضعيف غاليا ما تؤدي بفشل النظام.
حاجة العمل أو ضرورة العمل Business Need
هي السبب وراء طلب المشروع فهي تقود الى مستوى عالي من متطلبات الاعمال Business
Requirement
للنظام.
متطلبات العمل Business Requirement
وأحيانا يشار اليها بمتطلبات النظام ولكن الأول هو الأدق تصف أسباب تطوير النظام والمنافع التي ستحصل عليها المنظمة. هذه المتطلبات تحتاج لتشرح للمستويات العليا (الادارة العليا) كي تحصل على الموافقة وأخيرا على فريق المشروع ان يفهم ما سيتوقعه أصحاب العمل من المنتج النهائي. متطلبات العمل تلخص المميزات والقدرات التي سيشملها نظام المعلومات مثل جمع طلبات الزبائن على الشبكة.
راعي المشروعProject Sponsor
هو الشخص الذي يطالب بإنشاء المشروع وصاحب فكرته فهو لديه علامات الاحتياجات التي تحدد قيمة الاعمال التي ستجنى من النظام .الفائدة الملموسة Tangible والغير ملموسة Intangible. القيمة الملموسة يمكن قياسها بالأرقام مثل تقليل تكلفة التشغيل 2%. الغير ملموسة يتم الشعور والاحساس بها مثل رضى الزبائن عن الخدمة ويمكن الشعور بها عن الحصول على مكانة تنافسية.
عندما يقوم راعي المشروع بتعريف المشروع الذي يقابل احتياجات العمل ويعرف متطلبات العمل وقيمة العمل للنظام. فانه يبدا المشروع بصورة رسمية. في معظم المنظمات
بدء المشروع Project Initiation يتم بإعداد طلب النظامSystem Request .
طلب النظام System Request
طلب النظام عبارة عن وثيقة تصف أسباب الاعمال لبناء النظام والقيمة المتوقعة من النظام. ويقوم بإنجاز هذه الوثيقة هو راعي المشروع Project Sponsor بصيغة رسمية باعتباره المخول لتحديد نظام المشروع داخل المنظمة. في معظم الحالات يتضمن طلب النظام خمس عناصر أساسية:-
العناصر الخمسة الاساسية لإعداد وثيقة طلب النظام
1. راعي المشروع Project Sponsor
2. احتياجات الأعمال Business Need
3. متطلبات الأعمال Business Requirement
4. قيمة الأعمال Business Value
5. قيود خاصة Special Issues
الجدول التالي يوضح معنى ومثال كل عنصر من العناصر الاساسية لطلب النظام
| العنصر | الوصف | مثال |
| راعي المشروع | هو الشخص الذي يبدا المشروع ويطلب المشروع من الادارة العليا |
- مجموعة من اعضاء إدارة الشؤون المالية
- نائب مدير التسويق
- مدير قسم تكنولوجيا المعلومات
- لجنة التسيير
- المدراء التنفيذين CEO
- مدراء التنفيذين للمعلومات CIO
|
| احتياجات الاعمال | تذكر الاسباب المتعلقة ببدء النظام |
- زيادة المبيعات
- تحسين الحصة السوقية
- تحسين الوصول للمعلومات
- تحسين خدمة الزبائن
- تقليل ضعف المنتج
- انسيابية سلسة التزويد المكتسبة
|
| متطلبات الاعمال | تذكر كافة القدرات التي يجب على النظام تزويدها |
- قدرة الوصول للمعلومات أون لاين من خلال النت
- التقاط المكان الجغرافي للزبون
- القدرة على البحث عنالمنتجات
- توليد تقارير إدارية
- القدرة على دعم الزبائن اون لاين
|
| قيمة الاعمال | تذكر الفوائد (الأرباح) التي سوف تجنيها المنظمة من النظام |
- زيادة المبيعات بنسبة 3%
- زيادة الحصة السوقية 1%
- تقليل تكاليف التشغيل 200,000$
- توفير 150,000$ من ازالة النظام الحالي
- 50,000$ تقليل تكاليف التزويد
|
| المشاكل الخاصة (القيود) | تذكر المشاكل التي يجب ان تعلم بها لجنة الموافقة عند تنفيذ المشروع |
- يجب ان ينفذ المشروع قبل بدء إجازة عيد الاضحى
- تصريح امنى عالي لفريق المشروع للوصول للبيانات اثناء
- العمل على المشروع
|
جدول 1.2 وثيقة طلب النظام System Request
ملاحظة:- تذكر كافة الاسباب وغيرها حسب المشروع الذي سيقدمه راعي المشروع.
بعد إكمال طلب النظام يتم تقديمه الى لجنة الموافقة Approval committee للأخذ بعين الاعتبار. لجنة الموافقة يمكن ان تكون لجنة أمناء الشركة Company steering committee أو المدير التنفيذي للشركة Senior Executive أو أي أعضاء أخرين يمكن أن يتأخذوا القرار ولديهم الصلاحية بالتحكم بموارد الشركة. تقوم اللجنة بمراجعة طلب النظام وتحدد مبدئيا بناءً على المعلومات المزودة من التحقيق في المشروع المقترح الأخذ به أما لا. وفي حال كان نعم يتم الانتقال الى دراسة الجدوى التحليلية Feasibility Analysis.
مثال على تطبيق مفاهيم طلب النظام على Tune Sourcing
خلال هذه الدروس سوف نطبق كافة المفاهيم على شركة خيالية اسمها Tune Sourcingوستختصر بيTS . على سبيل المثال سنوضح طلب النظام System Request. شركة TS مقرها الرئيسي في دبي وبنيت فكرة هذه الشركة من ثلاثة أشخاص هم خليل يونس ومحمد علي وابراهيم محمد. خليل ومحمد قررا فتح محل يقدم الموسيقى الكلاسيكية والجاز والشعبية والحديثة والروك. دعي ابراهيم علي للانضمام للشركة بسبب خبرته في الموسيقى الكلاسيكية . شركة TS ذاع صيتها في أي مكان تبحث فيه عن تسجيلات صوتية نادرة وبلغت المبيعات السنوية 40$ مليون دولار مع معدل نمو 3-5% سنويا.
خلفية الشركة Background خليل ومحمد وابراهيم مثل أي شخص دخل صناعة الموسيقى جات لهم تحذيرات قانونية بسبب انتهاك حقوق الملكية لمبيعات الموسيقى ولكن هذه المشاكل تم حلها قانونيا حيث كانت الموسيقى يتم مشاركتها مع موقع Nster فبعد إغلاق الموقع Nster بدء الشركاء التفكير في الحصول على موافقة من شركات موسيقية بعرض تحميل
الموسيقى الرقمية للزبائن في سوقهم الخاص بهم. طلب خليل من مدير تسويق الشركة أحمد البدء بمشروع تحميل الموسيقى يكون بمثابة راس حرب في السوق. في الوقع لدى TS موقع حالي يمكن الزبائن بالبحث عن الموسيقى و تم تطويره بواسطة شركة تكنولوجية وتم استضافته مع مزود خدمة انترنت في دبي. قسم ال IT في الشركة أصبح لديه الخبرة في مجال تكنولوجيا الانترنت من خلال عمله مع مزود الخدمة لصيانة الموقع.
طلب النظام System Request لشركة TS
في شركة TS تم مراجعة مشروع تكنولوجيا المعلومات والموافقة عليه بواسطة لجنة الموافقة على المشاريع التي تجتمع كل ثلاثة شهور. هذه اللجنة انتدبت من تكنولوجيا المعلومات و من نفس أعمال الشركة (بمعنى خبراء تكنولوجيا معلومات وخبراء في سوق الموسيقى). قام علي مثنى بأول خطوة بإعداد طلب النظام للجنة المندوبة بالموافقة على طلب النظام System Request. فالجدول التالي يوضح طلب النظام الذي أعده أحمد للجنة الموافقة.
| طلب النظام System Request - مشروع تحميل الموسيقى الرقمية |
| راعي المشروع Business Sponsor : | علي مثنى مساعد نائب المدير للتسويق |
| احتياجات العمل Business Need: | هذه المشروع اقترح من أجل زيادة المبيعات بواسطة إنشاء قدرة بيع الموسيقى المحملة
للزبائن من خلال المحلات في مخازننا وكذلك خلال الموقع باستخدام الانترنت.
|
| متطلبات العمل Business Requirement | باستخدام موقع الويب أو محلات مستودعاتنا يمكن للزبائن البحث وشراء الموسيقى المحملة الوظائف الخاصة التي
يجب على النظام انجازها هي:-
- البحث عن الموسيقى في أرشيفنا.
- الاستماع للموسيقى.
- الشراء التحميلات عند سعر ثابت لكل موسيقى محملة.
- دعم الاشتراك الشهري يسمح بتحميل غير محدود مقابل اشتراك شهري.
- يدعم شراء كرت هدايا لتحميل الموسيقى.
|
| القيمة للأعمال Business Value | نتوقع شركتنا TS بزيادة
المبيعات من خلال دعم زبائننا من شراء أسطوانات موسيقى رقمية مميزة وكذلك
الوصول لزبائن جدد لديهم اهتمام بأرشيفنا المميز والنادر والذي يصعب العثور عليه. نتوقع
الحصول على المزيد من العوائد من خلال الاشتراك في خدمات التحميل. ونتوقع بعائد
إضافي من خلال بيع هدايا تحميل الموسيقى.
القيمة الملموسة المتوقعة التي ستجنيها الشركة كالتالي:-
- 757,000$ مبيعات من تحميل الموسيقى من الافراد.
- 950,000$ مبيعات من خلال الاشتراك.
- 205,000$ مبيعات في المخازن أو شراء الاسطوانات عبر الانترنت.
- 153,000$ مبيعات كروت هدايا تحميل الموسيقى.
|
المشاكل الخاصة والقيود
Special Issue or Constraints
|
- إدارة التسويق ترى النظام انه استراتيجي. فالمقدرة على عرض تحميل الموسيقى الرقمية الهامة
- الابقاء على الارشيفالموسيقى الحالي.
- العديد من زبائن طلبوا هذه القدرات ونحن بحاجة لتزويد هذه الخدمات والا سوف نواجه خسارة الزبائن.
- نظرا لان الزبائن لديهم خيارات عديدة لتحميل الموسيقى لهم في أي مكان فنحن بحاجة لإحضار هذا النظام للسوق بقدر المستطاع
|
جدول 1.3 طلب النظام System Request لشركة TS
قام أيضا راعي المشروع علي مثنى بعمل دراسة استطلاع من خلال الانترنت ومن خلال مستودعات بيع الموسيقى ليقيم اهتمام الاشخاص بتحميل الموسيقى او الاشتراك في البرنامج او شراء الهدايا . وحاول قياس الزبائن الذين سيدفعون للعروض الثلاثة. ومن خلال ذلك حاول تقدير الاحتمالات من البيع فكانت النتائج هي 25% لأعلى نسبة متوقع الشراء و 60 % للنسبة الوسط و15 % لأقل الاشخاص الذين سيشترون . الجدول التالي يعرض احتمالات المبيعات Sales Projections .
| توقع المبيعات Sales Projection |
| وجه المقارنة | التحميلات المفرقة
( بالمقطع)
| الاشتراكات الشهرية | المبيعات بالأسطوانة | كروت الهدايا |
| الاحتمال الاعلى 25% | 900,000 | 1,100,000 | 250,000 | 180,000 |
| الاحتمال المتوسط 60$ | 750,000 | 950,000 | 200,000 | 150,000 |
| الاحتمال الاقل 15$ | 550,000 | 700,000 | 150,000 | 120,000 |
| متوسط المبيعات | 757,000 | 960,000 | 205,000 | 153,000 |
جدول 1.4 توقعات الارباح لشركة TS
لحساب متوسط المبيعات من التحميلات الفردية (بالمقطع) كالتالي
المبيعات
المتوقعة تساوي=(900,000 * 25.)+(750,000 * 60.)+(550,000 * 15.)
= 225,000
+450,000 + 82,500
= 757,500
موافقة اللجنة المنتدبة Steering Committee Approval
قدم علي مثنى طلب النظام الى اللجنة المنتدبة للموافقة وفي الاجتماع الثاني للجنة كانت الاجابة موحدة وإيجابية وجعل الاهتمام من
المدراء التنفيذين للشركة (خليل يونس ومحمد علي وابراهيم محمد) بان لجنة الموافقة وافقت بسرعة على المشروع. ونتيجة الموافقة ثم تعين أحمد المحلاوي كبير المحللين Senior System Analyst في قسم تكنولوجيا المعلومات للعمل مع علي مثنى لدراسة الجدوى التحليلية الاولية Preliminary Feasibility Analysis واحيانا تعرف بالدراسة التحليلية الاولية لهذا المشروع.
==================================================================
For Follow Me
IT Help Desk,SAP
SEO Expert ,PHP,C#,ASPX,System Analyst.
Al alami st
gaza -jabalia, Gaza Strip
