تحليل وتصميم النظم بدء وتعريف المشروع Project Identification & Initiation

بدء وتعريف المشروع 
Project  Identification & Initiation  

مقدمة :-

من أين تأتي  أفكار المشروع. يتم تعريف المشروع عندما شخص ما في المنظمة يعرف حاجة أعمالBusiness need  على سبيل المثال عندما تكون هناك حاجة أعمال لدعم حملات التسويق Marketing الجديدة  للوصول لمستهلك Customer   جديد تحسين التفاعل مع المزودين Suppliers أو ظهور منافسين  جدد أو مستويات ضعيفة لخدمة الزبائن. أو ظهور
تكنولوجيا جديدة يمكن ان تعزز المنافسة  مثل ظهور السحابة الالكترونية أو المحوسبة Cloud Computing  يعرف الشركات أو المؤسسات التي تبادر أولاباستخدام التقنيات الحديث ب المبادر الاول First Mover وهذا يجعلها في طليعة المنافسين  بينما تأتي الشركات الاخرى في ذيل التطور التكنولوجي.

لماذا نطور النظام Why Develop System ؟

الدراسة الاولية وجود  مشاكل , فرص , قيود ,توفر الموارد التي تتطلبقرار من سلسة الافعال وهي

•      تعزيز النظام الحالي.
• تطوير نظام معلوماتي جديد.
• النظام الحالي لا يفعل شيء بل يراكم الاعمال.

اليوم  توجد العديد من مشاريع نظم المعلومات. بدأت  تنمو نحو إدارة عملية الاعمال أو  إدارة العملية التجارية

إدارة عملية الاعمال Business  Process Management  

وتختصر بي BPM. منهجية  إدارة عملية الاعمال تستخدم بواسطة المنظمات  باستمرار لتحسين عملية  الاعمال من الطرف الى الطرف End-to-End Business Process يمكن استخدام إدارة عملية الاعمال مع عمليات المنظمة الداخلية أو تدويرها مع عمليات أعمال الشركاء. من خلال دراسة وتحسين عمليات الاعمال Business Processes  التابعة للمنظمة فأن المنظمة يمكن  لأن تنجز   العديد  من المنافع

منافع إدارة عمليات الأعمال BPM

·        تعزز العمليات الذكية Process Agility مما يعطى الشركة للتكيف بسرعة وفاعلية مع تغيرات بيئة الأعمال.

·        تحسن انتظام العمليات Process alignment مع الصناعة مما يعطى تطبيق أفضل Best Practices.

·        زيادة كفاءات العمليات Process Efficiencies مثل تعريف التكلفة واستبعادها من تدفق العمليات.

شكل 1.8  إدارة عمليات الإعمال BPM

محلل الأعمال من خلال معرفته  العميقة للأعمال يلعب دورة بارز في إدارة العمليات التجارية  BPM

أدوار محلل الإعمال Business Analyst

1.      تعريف ورسم المخططات لإجراءات الاعمال Business Process.

2.      إنشاء طرق تحسن من خطوات العمليات التي تضيف قيمة.

3.      إيجاد طرق تستبعد العمليات التي لا تضيف قيمة.

4.      إنشاء أو تعديل إلكتروني للتدفقات الت تتطابق مع المخططات التي تحسن العمليات.

الخطوة الاخيرة هي موضوع مناقشتنا هنا فهي تعمل أتممه للأعمال والتي تعرف أتممت عمليات الأعمال   Business Process
Automation فهي أساس أنظمة تكنولوجيا المعلومات. في هذه المواقف يتم استخدام مكونات  التكنولوجيا Technology
Components أو البديل عن إجراءات إدارة العمليات اليدوية بغرض اكتساب فعالية التكلفة.   ممارسي إدارة عمليات الأعمال BPM يميزون بأنه  ليس من المستحسن إجراء تعديل بسيط بإضافة الأتممه  لتسريع العمليات الموجودة. تحسين عمليات الاعمال ينتج  من دراسة  عمليات الاعمال وتكوين عمليات جديدة وإعادة تصميم العمليات لتحسين  تدفقات العمليات. أو استخدام تكنولوجيا جديدة  لتفعيل  تركيب عملية جديدة. مثل بان الزبون يمكنه الشراء والدفع من خلال الموبيل بينما الكاتب Clerk فقط يراجع محتوى سلة  التسوق للزبون.

إعادة هندسة   عملية الأعمال BPR Business Process Reengineering

 تعنى تغير أساسيات الطرق التي تتعامل بها المنظمة مع الطرق الحالية التي تقوم  بالأعمال وعمل تغير كبير أو جذري Major
وذلك للاستفادة من الافكار الجديدة والتكنولوجيا الجديدة. ال   BPRتتشارك المخاطر الاساسية نتيجة  التغير

الكافي في نتائج التشغيل والتنظيم. كبار المدراء Top Managers يدعمون بحذر شديد عند إعادة الهندسة أو التغير. كلا من  تكنولوجيي المعلومات و أشخاص الاعمال يجب ان يعملوا معا لإيجاد  طرق للتكنولوجيا التيتدعم احتياجات العمل.

حجم أو إطار المشروع Project Scope

 يحدد نوع الراعي الذي سيشارك  بناء النظام .في المؤسسات الصغيرة عادة ما يكون الراعي مدير واحد. بينما في
المؤسسات الكبيرة يكون كافة كبار المدراء Senior Managers  المعروفين بالمدراء التنفيذين Chief Executive Officer ويختصر بي CEO .

 إطار المشروع Project Scope هي الوظائف والانشطة التي ستطور أو يتم إعادة تطويرها. إدارة إطار ضعيف غاليا ما تؤدي بفشل النظام.

حاجة العمل أو ضرورة العمل Business Need

هي السبب وراء طلب المشروع فهي تقود الى مستوى عالي  من متطلبات الاعمال Business
Requirement
للنظام.

متطلبات العمل Business Requirement

وأحيانا يشار اليها بمتطلبات النظام ولكن الأول هو الأدق تصف أسباب تطوير النظام والمنافع التي ستحصل عليها المنظمة. هذه المتطلبات تحتاج لتشرح للمستويات العليا (الادارة العليا) كي تحصل على الموافقة وأخيرا على فريق المشروع ان يفهم ما سيتوقعه أصحاب العمل من المنتج النهائي. متطلبات العمل تلخص المميزات والقدرات التي سيشملها نظام المعلومات مثل جمع طلبات الزبائن على الشبكة.

راعي المشروعProject  Sponsor

هو الشخص الذي يطالب بإنشاء المشروع وصاحب فكرته فهو لديه علامات  الاحتياجات التي تحدد قيمة الاعمال التي ستجنى من النظام .الفائدة الملموسة Tangible  والغير ملموسة Intangible. القيمة الملموسة يمكن قياسها بالأرقام مثل تقليل تكلفة التشغيل 2%. الغير ملموسة يتم الشعور والاحساس بها مثل رضى الزبائن عن الخدمة ويمكن الشعور بها عن الحصول على مكانة تنافسية.
عندما يقوم راعي المشروع بتعريف المشروع الذي يقابل احتياجات العمل  ويعرف متطلبات العمل وقيمة العمل للنظام. فانه يبدا  المشروع بصورة رسمية. في معظم المنظمات
بدء  المشروع Project Initiation  يتم بإعداد طلب النظامSystem Request .

طلب النظام System Request

طلب النظام عبارة عن وثيقة تصف أسباب الاعمال لبناء النظام والقيمة المتوقعة من النظام. ويقوم بإنجاز هذه الوثيقة هو راعي المشروع Project Sponsor  بصيغة رسمية باعتباره  المخول لتحديد نظام المشروع داخل المنظمة. في معظم الحالات يتضمن طلب النظام خمس عناصر أساسية:-

العناصر الخمسة الاساسية لإعداد وثيقة طلب النظام

1.      راعي المشروع Project Sponsor

2.      احتياجات الأعمال Business  Need

3.      متطلبات الأعمال Business Requirement

4.      قيمة الأعمال Business Value

5.      قيود خاصة Special Issues

الجدول التالي يوضح معنى ومثال كل عنصر من العناصر الاساسية لطلب النظام

العنصر	الوصف	مثال
راعي المشروع	هو الشخص الذي يبدا المشروع ويطلب المشروع من الادارة العليا	مجموعة من اعضاء إدارة الشؤون المالية        نائب مدير التسويق مدير قسم تكنولوجيا المعلومات لجنة التسيير المدراء التنفيذين CEO مدراء  التنفيذين للمعلومات    CIO
احتياجات الاعمال	تذكر الاسباب المتعلقة ببدء النظام	زيادة المبيعات   تحسين الحصة السوقية      تحسين الوصول للمعلومات     تحسين خدمة الزبائن تقليل ضعف المنتج   انسيابية سلسة التزويد المكتسبة
متطلبات الاعمال	تذكر كافة القدرات التي يجب على النظام تزويدها	قدرة الوصول للمعلومات أون لاين من خلال النت       التقاط المكان الجغرافي للزبون      القدرة على البحث عنالمنتجات        توليد تقارير إدارية      القدرة على دعم الزبائن اون لاين
قيمة الاعمال	تذكر الفوائد (الأرباح) التي سوف تجنيها المنظمة من النظام	زيادة المبيعات بنسبة 3%        زيادة الحصة السوقية 1%    تقليل تكاليف التشغيل 200,000$ توفير 150,000$ من ازالة النظام الحالي 50,000$ تقليل تكاليف التزويد
المشاكل الخاصة (القيود)	تذكر المشاكل التي يجب ان تعلم بها لجنة الموافقة عند تنفيذ المشروع	يجب ان ينفذ المشروع قبل بدء إجازة  عيد الاضحى تصريح امنى عالي لفريق المشروع للوصول للبيانات اثناء العمل على  المشروع

جدول 1.2 وثيقة طلب النظام System Request

ملاحظة:- تذكر كافة الاسباب وغيرها حسب المشروع الذي سيقدمه راعي المشروع.

بعد إكمال طلب النظام يتم تقديمه الى لجنة  الموافقة Approval committee  للأخذ بعين الاعتبار. لجنة الموافقة يمكن ان تكون لجنة أمناء الشركة Company steering committee أو المدير التنفيذي للشركة Senior Executive أو أي أعضاء أخرين يمكن أن يتأخذوا القرار ولديهم الصلاحية بالتحكم بموارد الشركة. تقوم اللجنة بمراجعة طلب النظام  وتحدد مبدئيا بناءً على المعلومات المزودة من التحقيق  في  المشروع المقترح  الأخذ به أما لا. وفي حال كان نعم يتم الانتقال الى دراسة الجدوى التحليلية Feasibility  Analysis.

مثال على تطبيق مفاهيم  طلب النظام على Tune Sourcing

خلال هذه الدروس سوف نطبق كافة المفاهيم على شركة خيالية اسمها   Tune Sourcingوستختصر بيTS . على سبيل المثال سنوضح طلب النظام System Request. شركة TS مقرها الرئيسي في دبي وبنيت فكرة هذه الشركة من ثلاثة أشخاص هم خليل يونس ومحمد علي وابراهيم محمد. خليل ومحمد قررا فتح محل  يقدم  الموسيقى الكلاسيكية  والجاز والشعبية والحديثة  والروك. دعي ابراهيم  علي للانضمام للشركة بسبب خبرته في الموسيقى  الكلاسيكية . شركة TS ذاع صيتها  في أي مكان تبحث فيه عن  تسجيلات صوتية نادرة  وبلغت المبيعات السنوية  40$ مليون دولار  مع معدل نمو 3-5% سنويا.

خلفية الشركة  Background  خليل ومحمد وابراهيم مثل أي شخص دخل صناعة الموسيقى  جات لهم تحذيرات قانونية بسبب انتهاك حقوق الملكية لمبيعات الموسيقى ولكن هذه المشاكل تم حلها قانونيا حيث كانت الموسيقى يتم مشاركتها مع موقع Nster  فبعد إغلاق الموقع Nster  بدء الشركاء التفكير في الحصول على موافقة من شركات موسيقية بعرض تحميل
الموسيقى الرقمية للزبائن في سوقهم الخاص بهم. طلب خليل من مدير تسويق الشركة أحمد البدء بمشروع تحميل الموسيقى  يكون بمثابة راس حرب في السوق. في الوقع لدى TS موقع حالي يمكن الزبائن بالبحث عن الموسيقى و تم تطويره بواسطة شركة تكنولوجية وتم استضافته مع مزود خدمة انترنت في دبي. قسم ال IT  في الشركة أصبح  لديه الخبرة في مجال تكنولوجيا الانترنت من خلال عمله مع مزود الخدمة لصيانة  الموقع.

طلب النظام System Request لشركة TS

في شركة TS تم مراجعة مشروع تكنولوجيا المعلومات والموافقة عليه بواسطة لجنة الموافقة على  المشاريع التي تجتمع كل ثلاثة شهور. هذه اللجنة انتدبت من تكنولوجيا المعلومات و من نفس أعمال الشركة (بمعنى خبراء تكنولوجيا معلومات وخبراء في سوق الموسيقى). قام علي مثنى  بأول خطوة بإعداد طلب النظام للجنة المندوبة بالموافقة على طلب النظام System Request. فالجدول التالي يوضح طلب النظام  الذي أعده أحمد للجنة الموافقة.

طلب النظام  System Request  - مشروع تحميل الموسيقى الرقمية
راعي المشروع Business Sponsor :	علي مثنى مساعد نائب المدير للتسويق
احتياجات العمل Business Need:	هذه المشروع اقترح من أجل زيادة المبيعات  بواسطة إنشاء قدرة بيع الموسيقى المحملة للزبائن من خلال المحلات في مخازننا وكذلك خلال الموقع باستخدام الانترنت.
متطلبات العمل Business Requirement	باستخدام موقع الويب أو محلات مستودعاتنا يمكن للزبائن البحث  وشراء الموسيقى المحملة الوظائف الخاصة التي يجب على النظام انجازها هي:-  البحث عن الموسيقى في أرشيفنا. الاستماع للموسيقى. الشراء التحميلات  عند سعر ثابت لكل موسيقى محملة. دعم  الاشتراك الشهري يسمح بتحميل غير محدود مقابل اشتراك شهري. يدعم شراء كرت هدايا لتحميل الموسيقى.
القيمة للأعمال Business Value	نتوقع شركتنا TS  بزيادة المبيعات من خلال دعم زبائننا من شراء أسطوانات موسيقى رقمية مميزة وكذلك الوصول لزبائن جدد لديهم اهتمام بأرشيفنا المميز  والنادر والذي يصعب العثور عليه. نتوقع الحصول على المزيد من العوائد من خلال الاشتراك في خدمات التحميل. ونتوقع بعائد إضافي من خلال بيع هدايا تحميل الموسيقى. القيمة الملموسة المتوقعة التي ستجنيها الشركة كالتالي:- 757,000$ مبيعات من تحميل الموسيقى من الافراد. 950,000$ مبيعات من خلال الاشتراك. 205,000$ مبيعات في المخازن أو شراء الاسطوانات عبر الانترنت. 153,000$ مبيعات كروت هدايا تحميل الموسيقى.
المشاكل الخاصة والقيود  Special Issue or Constraints	إدارة التسويق ترى النظام انه استراتيجي. فالمقدرة على عرض تحميل الموسيقى الرقمية الهامة الابقاء على الارشيفالموسيقى الحالي. العديد من زبائن طلبوا هذه القدرات ونحن  بحاجة لتزويد هذه الخدمات والا سوف نواجه خسارة الزبائن. نظرا لان الزبائن لديهم خيارات عديدة لتحميل الموسيقى لهم في أي مكان فنحن بحاجة لإحضار هذا النظام للسوق  بقدر المستطاع

جدول 1.3 طلب النظام System Request  لشركة TS

قام  أيضا راعي المشروع علي مثنى بعمل  دراسة استطلاع  من خلال الانترنت ومن خلال مستودعات بيع  الموسيقى ليقيم اهتمام الاشخاص بتحميل الموسيقى او الاشتراك في البرنامج او شراء الهدايا . وحاول قياس الزبائن الذين سيدفعون للعروض الثلاثة. ومن خلال ذلك حاول تقدير الاحتمالات من البيع فكانت النتائج هي 25% لأعلى  نسبة متوقع الشراء و 60 % للنسبة الوسط و15 % لأقل الاشخاص الذين سيشترون . الجدول التالي يعرض احتمالات المبيعات Sales Projections .

توقع المبيعات Sales Projection
وجه المقارنة	التحميلات المفرقة ( بالمقطع)	الاشتراكات الشهرية	المبيعات بالأسطوانة	كروت الهدايا
الاحتمال الاعلى 25%	900,000	1,100,000	250,000	180,000
الاحتمال المتوسط 60$	750,000	950,000	200,000	150,000
الاحتمال الاقل 15$	550,000	700,000	150,000	120,000
متوسط المبيعات	757,000	960,000	205,000	153,000

جدول 1.4 توقعات الارباح لشركة TS

لحساب متوسط المبيعات من التحميلات الفردية (بالمقطع) كالتالي

المبيعات
المتوقعة تساوي=(900,000 * 25.)+(750,000 * 60.)+(550,000 * 15.)

                             = 225,000
+450,000  +  82,500

                             =  757,500

موافقة اللجنة المنتدبة Steering Committee Approval

قدم علي مثنى طلب النظام الى اللجنة المنتدبة للموافقة وفي الاجتماع الثاني للجنة كانت الاجابة موحدة وإيجابية  وجعل الاهتمام من
المدراء التنفيذين للشركة (خليل يونس ومحمد علي وابراهيم محمد) بان لجنة الموافقة وافقت بسرعة على المشروع. ونتيجة الموافقة ثم تعين أحمد المحلاوي  كبير المحللين Senior System Analyst في قسم تكنولوجيا المعلومات للعمل مع علي مثنى لدراسة الجدوى التحليلية الاولية       Preliminary Feasibility Analysis واحيانا تعرف بالدراسة التحليلية الاولية لهذا المشروع.

<<<< التالي دراسة الجدوى التحليلية

 السابق تحليل وتصميم النظم أدوات تطوير النظام>>>>

==================================================================

For Follow Me 

Twitter: @aalmahallawi

facebook: SEO Business Marketing

Arabian SEO Expert:by +Ahmed Almahallawi 

IT Help Desk,SAP

SEO Expert ,PHP,C#,ASPX,System Analyst.

Al alami st

gaza -jabalia, Gaza Strip